MS-Access 2003 Lesson

MS-Access 2003 Lesson 1




قاعدة البيانات هي مجموعة من المعلومات المتصلة بموضوع أو غرض معين، كتتبع طلبات الزبائن أو تسجيل مجموعة موسيقية. يمكن من خلال قاعدة البيانات تنسيق المعلومات وتنظيمها.
على سبيل المثال، افترض أنه تم تخزين أرقام هواتف الموردين الخاصة بك في مواقع مختلفة: في ملف بطاقات العمل يتضمن أرقام هواتف الموردين، في ملفات معلومات المنتج في خزانة ملفات، وفي جدول بيانات يتضمن معلومات الطلبات. في حالة تغيير رقم هاتف المورد، قد تحتاج لتحديث هذه المعلومات في كل من هذه الأماكن الثلاثة— بينما يتم تحديث رقم هاتف المورد تلقائياً متى كنت تستخدم في قاعدة البيانات.

ملفات قاعدة بيانات Access 
يمكن باستخدام MS-Access إدارة كافة المعلومات من خلال ملف قاعدة بيانات واحد. داخل الملف، يمكن استخدام:
• جداول لتخزين البيانات.
• استعلامات للعثور على البيانات التي تريدها واستردادها. 
• نماذج لعرض بيانات في جداول وإضافتها وتحديثها. 
• تقارير لتحليل بيانات في تخطيط معين أو طباعتها. 
• صفحات بيانات access لعرض بيانات قاعدة البيانات أو تحديثها أو تحليلها من إنترنت أو إنترانت.





إنشاء قاعدة بيانات Access
يوفر Microsoft Access أسلوبين لإنشاء قاعدة بيانات Access. يمكن استخدام معالج قواعد البيانات لإنشاء الجداول والنماذج والتقارير المطلوبة لنوع قاعدة البيانات الذي تختاره في عملية واحدة — وتلك هي أسهل طريقة لبدء إنشاء قاعدة البيانات. أو يمكن إنشاء قاعدة بيانات فارغة ثم إضافة الحقول والنماذج والتقارير بعد ذلك هذا الأسلوب هو الأكثر مرونة، ولكنه يتطلب تعريف كل عنصر من عناصر قاعدة البيانات على حدة. 

1. إنشاء قاعدة بيانات باستخدام معالج قواعد البيانات
a. انقر فوق جديد على شريط الأدوات أو من قائمة ملف. 
b. في جزء المهام ملف جديد، وتحت قالب نموذج جديد, انقر فوق قوالب عامة. 
c. في علامة التبويب قواعد بيانات، انقر نقراً مزدوجاً فوق رمز نوع قاعدة البيانات التي تريد إنشاءها، ثم انقر فوق موافق 
d. في مربع الحوار ملف قاعدة بيانات جديدة، حدد اسماً وموقعاً لقاعدة البيانات، ثم انقر فوق إنشاء. 
e. اتبع الإرشادات الموجودة في معالج قواعد البيانات. 
2. إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام معالج قواعد البيانات
a. انقر فوق جديد على شريط الأدوات أو من قائمة ملف. 
b. في جزء المهام ملف جديد، وتحت جديد, انقر فوق قاعدة بيانات فارغة. 
c. في مربع الحوار ملف قاعدة بيانات جديدة، حدد اسماً وموقعاً لقاعدة البيانات، ثم انقر فوق إنشاء. 
d. يظهر بعد ذلك إطار قاعدة بيانات، ومن ثم يمكن إنشاء الكائنات التي تريدها في قاعدة البيانات.

فتح قاعدة بيانات Access
1. في القائمة ملف، انقر فوق فتح. 
2. انقر فوق أحد الاختصارات في الجانب الأيسر لمربع الحوار فتح أو في مربع بحث في، انقر فوق محرك الأقراص أو المجلد الذي يتضمن قاعدة بيانات Microsoft Access التي تريدها. 
3. في قائمة المجلدات، انقر نقراً مزدوجاً فوق مجلدات حتى تتمكن من فتح المجلد الذي يحتوي على قاعدة البيانات. إذا لم تتمكن من إيجاد قاعدة البيانات التي تريد فتحها، انقر فوق أدوات على شريط الأدوات في مربع الحوار فتح، ثم انقر فوق بحث. في مربع الحوار بحث، قم بإدخال معايير بحث إضافية. 
4. قم بأحد الإجراءات التالية: 
o انقر نقراً مزدوجاً فوق قاعدة البيانات. 
o لفتح قاعدة البيانات للوصول للقراءة فقط بحيث تتمكن من عرضها دون تحريرها، انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ، ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط. 
o لفتح قاعدة البيانات باستخدام وصول للاستخدام الخاص، انقر فوق السهم بجانب الزر فتح، ثم انقر فوق فتح خاص. 
o لفتح قاعدة البيانات للوصول للقراءة فقط وكذلك منع مستخدمين آخرين من فتحها، انقر فوق السهم بجانب الزر فتح، ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط. 

ملاحظة نوع ملف قاعدة البيانات MS-Access أي (الامتداد) هو .mdb

استخدام إطار قاعدة البيانات
يظهر الإطار قاعدة بيانات، عند إنشاء ملف MS-Access أو فتحه. ويعد الإطار قاعدة بيانات هو مركز الأوامر لملف Access. ومن هنا، يمكن إنشاء أي كائن أو استخدامه في قاعدة بيانات Access أو مشروع Access.









نسخ كائن قاعدة البيانات
يمكن تخصيص كائن قاعدة بيانات موجود بسهولة في قاعدة بيانات Microsoft Access بواسطة إنشاء نسخة من هذا الكائن و تعديلها. وقد تريد أيضاً إجراء نسخة احتياطية من كائن قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد تريد إجراء نسخة احتياطية قبل إجراء تغييرات التصميم أو قبل تشغيل الاستعلام الإلحاقي أو التحديثي الذي يؤدي إلى تغيير البيانات في جدول. ترث نسخة كائن قاعدة البيانات عادة الخصائص المقترنة بكائن قاعدة البيانات الأصلية.

نسخ كائن قاعدة بيانات داخل ملف Access 
1. في إطار قاعدة البيانات أسفل كائنات، انقر فوق نوع كائن قاعدة البيانات الذي تريد نسخه. 
2. في قائمة الكائنات على الجانب الأيسر لإطار قاعدة البيانات، انقر فوق الكائن ثم انقر فوق نسخ على شريط الأدوات. 
3. انقر فوق لصق على شريط الأدوات. 
4. اكتب اسم آخر للكائن في مربع الحوار لصق باسم. 

بنسخ البنية لجدول أو إلحاق بيانات لجدول موجود
1. في الإطار قاعدة بيانات أسفل كائنات، انقر فوق جداول . 
2. في قائمة الكائن على الجانب الأيسر من إطار قاعدة بيانات، انقر فوق الجدول التي تريد نسخ البنية أو البيانات الخاصة بها، ثم انقر فوق نسخ على شريط الأدوات. 
3. انقر فوق لصق على شريط الأدوات. 
4. قم بأحد الإجراءات التالية: 
1. للصق بنية الجدول، انقر فوق البنية فقط أسفل خيارات اللصق.
2. لإلحاق بيانات، في المربع اسم الجدول، اكتب اسم الجدول الذي تقوم بإلحاق بياناته، ثم انقر فوق إلحاق البيانات بالجدول الموجود. 

نسخ كائن قاعدة البيانات إلى تطبيق آخر لـAccess Microsoft 
يمكن نسخ جدول أو استعلام أو تقرير إلى تطبيق آخر لـ Microsoft الذي يتم تشغيله على الجهاز الخاص بك. 
1. لكل برنامج عدا Microsoft Access والتطبيق الذي تريد نسخ الكائن فيه، انقر فوق الزر تصغير في الجانب العلوي الأيمن من الإطار 
2. انقر بالزر الأيمن فوق شريط مهام Microsoft Windows، ثم انقر فوق تجانب الإطارات عمودياً . 
3. اسحب الكائن من إطار قاعدة البيانات إلى التطبيق الآخر.

تعيين وصف لكائن قاعدة بيانات أو تغييره
محتوى حقل الوصف في مربع الحوار خصائص هو ما يتم عرضه تحت الوصف في إطار قاعدة البيانات عند النقر فوق تفاصيل على شريط الأدوات.
1. أسفل كائنات في إطار قاعدة البيانات، انقر فوق نوع كائن قاعدة البيانات الذي تريد تعيين أو تغيير الوصف له. 
2. انقر فوق كائن قاعدة البيانات. 
3. انقر فوق خصائص على شريط الأدوات أو بنقر زر ماوس اليمين فوق كائن قاعدة البيانات. 
4. اكتب الوصف الجديدة في المربع الوصف.

عرض كائنات قاعدة بيانات متعددة على شريط مهام Windows
يمكن استخدام شريط مهام Microsoft Windows للتبديل بين كائنات قاعدة البيانات المفتوحة حالياً. 
1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات، ثم انقر فوق علامة التبويب عرض. 
2. حدد خانة الاختيار الإطارات في شريط المهام أو امسحها. في حالة تحديد هذا المربع، سيحتوي كل كائن قاعدة بيانات مفتوح على رمز معروض في شريط مهام Windows.

تخصيص Microsoft Access
بدء تشغيل Microsoft Access باستخدام خيارات سطر الأوامر باستخدام اختصار
1. قم بفتح المجلد حيث تم تثبيت Microsoft Access الذي تم وضعه في
(\C:\Program Files\Microsoft Office\Office10) 
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز برنامج Microsoft Access، ثم انقر فوق إرسال إلى ثم فوق سطح المكتب كاختصار. 
3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الاختصار الذي تم إنشاؤه، انقر فوق خصائص، ثم انقر فوق علامة التبويب اختصار. 
4. انقر إلى اليمين من أمر بدء تشغيل Microsoft Access في مربع الهدف، ثم اكتب خيارات سطر الأوامر المطلوبة.
على سبيل المثال، يبدأ سطر الأوامر التالي تشغيل Microsoft Access ، ويفتح نموذج قاعدة بيانات Northwind للوصول الخاص. 

"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\MSAccess.exe" "C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples\Northwind.mdb" 

تعيين هوامش طباعة افتراضية
1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات. 
2. انقر فوق علامة التبويب عام. 
3. أسفل هوامش الطباعة، حدد الهوامش التي تريد استخدامها كهوامش افتراضية. 

ملاحظة: لا يؤثر التغيير في هذه الخيارات على إعدادات الهوامش الخاصة بنماذج وتقارير موجودة.

إظهار كائنات قاعدة بيانات أو إخفاؤها
• حدد ما إذا كانت قاعدة البيانات مخفية أو مرئية
1. أسفل كائنات في إطار قاعدة بيانات، انقر فوق نوع كائن قاعدة البيانات الذي تريد تغيير خصائصه. 
2. انقر فوق خصائص على شريط الأدوات. 
3. حدد خانة الاختيار مخفي أو امسحها. 
• إظهار كائنات معرفة ككائنات مخفية افتراضياً أو إخفاؤها

إذا كنت بحاجة إلى العمل مع كائنات تم تعريفها ككائنات مخفية دون تغيير حالتها، يمكن عرضها في إطار قاعدة بيانات. 
1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات. 
2. انقر فوق علامة التبويب عرض. 
3. أسفل إظهار، حدد خانة الاختيار كائنات مخفية أو امسحها. يعرض Microsoft Access الكائنات المخفية 
باستخدام رموز شفافة لتمييزها عن الكائنات التي لم تعرف ككائنات مخفية.

إظهار جزء المهام عند بدء تشغيل Access أو إخفاؤه
يحتوي جزء المهام الذي يظهر عند قيامك بتشغيل Microsoft Access على خيارات إنشاء أو فتح قاعدة بيانات Microsoft Access. يمكن إظهار جزء المهام عند بدء تشغيل Access أو إخفائه بالقيام بالتالي: 
1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات. 
2. انقر فوق علامة التبويب عرض. 
3. أسفل إظهار، حدد خانة الاختيار جزء مهام بدء التشغيل أو امسحها.

تغيير المجلد الافتراضي لقواعد بيانات Access
1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات. 
2. انقر فوق علامة التبويب عام.
3. في مربع مجلد قاعدة البيانات الافتراضي، اكتب اسم المسار لأي مجلد صالح حيث تريد تخزين ملفات قاعدة بيانات Microsoft Access.

القوائم وأشرطة الأدوات
تعرض القائمة قائمة بالأوامر. يوجد بجانب بعض هذه الأوامر صور بحيث يمكن ربط الصورة بالأمر بشكل سريع. توجد معظم القوائم في شريط القوائم، وهو شريط الأدوات الموجود أعلى الشاشة. يمكن أن تحتوي أشرطة الأدوات على أزرار أو قوائم أو تركيبة من الأزرار والقوائم.

MS-Access 2003 Lesson 2




يضمن تصميم قاعدة البيانات الجيد سهولة صيانة قاعدة البيانات. يتم تخزين البيانات في جداول ويحتوي كل جدول على بيانات حول موضوع واحد ، مثل العملاء. ولذلك، عند تحديث جزء من البيانات، مثل العنوان، في موضع واحد فقط يظهر هذا التغيير تلقائياً خلال قاعدة البيانات. 
تتضمن عادة قاعدة البيانات التي تم تصميمها بشكل جيد أنواع مختلفة من الاستعلامات التي تعرض المعلومات التي تحتاج إليها. وقد يعرض الاستعلام مجموعة فرعية من البيانات، مثل كافة العملاء في لندن أو تركيبات من البيانات من جداول مختلفة، مثل معلومات الطلب التي تم ضمها مع معلومات العميل.
قبل أن تقوم فعلياً باستخدام Microsoft Access لإنشاء جداول و استعلامات وكائنات أخرى، من المستحسن وضع مخطط للتصميم وإصلاحه على الورق أولاً. يمكن أيضاً اختبار قواعد البيانات التي تم تصميمها بشكل جيد.
اتبع هذه الخطوات الأساسية عند تصميم قاعدة البيانات الخاصة بك.

حدد الغرض من قاعدة البيانات الخاصة بك:
الخطوة الأولى في تصميم قاعدة البيانات هو تحديد الغرض منها ثم كيفية استخدامها:
• تحدث إلى الأشخاص الذين سيقوموا باستخدام قاعدة البيانات. وفكر في الأسئلة التي تود أن تحصل على إجابتها من قاعدة البيانات أنت والأشخاص الآخرين.
• وضع مخطط للتقارير التي تود أن تقوم قاعدة البيانات بإصدارها.
• جمع النماذج التي تستخدمها حالياً لتسجيل البيانات الخاصة بك.
أثناء تحديد الغرض من قاعدة البيانات، ستظهر قائمة بالمعلومات التي تريدها من قاعدة البيانات. ومن هنا، يمكنك تحديد الحقائق التي تريد تخزينها في قاعدة البيانات والموضوع الذي تنتمي إليه كل حقيقة. تتطابق هذه الحقائق مع الحقول (الأعمدة) في قاعدة البيانات الخاصة بك وتتطابق مواضيع هذه الحقائق مع الجداول.

تحديد الحقول التي تريدها في قاعدة البيانات:
و يعتبر كل حقل هو حقيقة لموضوع محدد. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تخزين الحقائق التالية حول العملاء: اسم الشركة والعنوان والمدينة والولاية ورقم الهاتف. تحتاج إلى إنشاء حقل منفصل لكل حقيقة. وعند تحديد الحقل الذي تحتاجه، تذكر مبادئ التصميم هذه:
• تضمين كافة المعلومات التي ستحتاج إليها. 
• تخزين المعلومات في أصغر الأجزاء المنطقية. على سبيل المثال، أحياناً يتم فصل أسماء الموظفين إلى حقلين، الاسم الأول والاسم الأخير، فيكون من السهل فرز البيانات بواسطة الاسم الأخير. 
• لا تقم بإنشاء حقول للبيانات التي تتكون من قوائم لعناصر متعددة. على سبيل المثال، في جدول الموردون، إذا قمت بإنشاء حقل المنتجات الذي يحتوي على قائمة بكل المنتجات التي تتلقاها من المورد وتم فصلها بفواصل، سيكون من الصعب العثور فقط على الموردون الذين يقومون بتوفير منتج محدد. 
• لا تقم بتضمين البيانات المشتقة أو المحسوبة ( البيانات الناتجة من تعبير). على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل سعر الوحدة وحقل الكمية، لا تقم بإنشاء حقل إضافي يضرب قيم هذين الحقلين. 
• لا تقم بإنشاء حقول متشابهة. على سبيل المثال، في جدول الموردون، إذا قمت بإنشاء الحقول المنتج 1 والمنتج 2 والمنتج 3، سيكون من الصعب العثور على كافة الموردون الذين يوفرون منتجاً محدداً. أيضاً، سيكون عليك تغيير تصميم قاعدة البيانات في حالة قيام مورد بتوفير أكثر من ثلاث منتجات. ستحتاج فقط إلى حقل واحد للمنتجات إذا وضعت هذا الحقل في جدول المنتجات بدلاً من جدول الموردون. 

تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات:
يجب أن يحتوي كل جدول على معلومات حول موضوع واحد. ستوفر قائمة الحقول أدلة للجداول التي تحتاج إليها. على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل تاريخ التعيين، وموضوعه الموظف، فينتمي إلى جدول الموظفين. وقد يكون لديك جدول للعملاء وجدول للمنتجات وجدول للطلبات. 

تحديد أي جدول ينتمي إليه كل حقل:
عند تحديد أي جدول ينتمي إليه كل حقل، تذكر مبادئ التصميم هذه: 
• إضافة الحقل إلى جدول واحد فقط. 
• لا تقم بإضافة الحقل إلى جدول إذا كان سينتج عن ذلك نفس النتائج التي تظهر في سجلات متعددة في هذا الجدول. إذا حددت احتواء حقل في جدول على الكثير من المعلومات المكررة، فمن المحتمل أن يكون هذا الحقل في الجدول الخطأ. 
على سبيل المثال، إذا وضعت الحقل الذي يحتوي على عنوان العميل في جدول الطلبات، فمن المحتمل تكرار هذه المعلومة في أكثر من سجل، لأن العميل قد يضع أكثر من طلب. ولكن، إذا قمت بوضع حقل العنوان في جدول العميل، فسيظهر مرة واحدة فقط. لهذا، يختلف الجدول في قاعدة بيانات Microsoft Access عن الجدول في قاعدة بيانات الملف الغير مفصل مثل جداول البيانات. 
عند تخزين كل معلومة مرة واحدة فقط، فيتم تحديثها في موضع واحد فقط. ويعتبر هذا أكثر فاعلية، ويزيل أيضاً احتمالات الإدخالات المكررة التي تحتوي على معلومات مختلفة. 

تعريف الحقل أو الحقول ذات القيم الفريدة في كل سجل:
حتى يقوم Microsoft Access بتوصيل المعلومات المخزنة في جداول منفصلة — على سبيل المثال، لتوصيل العميل بكافة طلبات العميل — يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل أو مجموعة من الحقول التي تقوم بتعريف كل سجل مفرد في الجدول بشكل فريد. ويسمى هذا الحقل أو مجموعة الحقول بالمفتاح الأساسي. 

تحديد العلاقات بين الجداول:
بعد قيامك بتقسيم المعلومات في جداول وتعريف حقول المفتاح الأساسي ، فإنك بحاجة إلى طريقة لإخبار Microsoft Access عن كيفية ربط المعلومات المرتبطة ببعضها البعض بطرق منطقية. للقيام بهذا، عرف العلاقات بين الجداول. قد يكون من الأفضل عرض العلاقات في قاعدة بيانات تم تصميمها بشكل جيد موجودة مثل قاعدة بيانات نموذج Northwind.

إدخال تحسينات على التصميم:
بعد تصميمك للجداول والحقول والعلاقات التي تحتاج إليها، فقد حان الوقت لدراسة التصميم وتعقب أي أخطاء مازالت موجودة. من الأسهل تغيير تصميم قاعدة البيانات الآن عن تغييره بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول وتحديد العلاقات بين الجداول وإدخال نموذج بيانات كافي في الجداول حتى يمكنك اختبار التصميم. لاختبار العلاقات في قاعدة البيانات، تحقق من إمكانية إنشاء استعلامات للحصول على الإجابات التي تريدها. قم بإنشاء مسودات أولية من النماذج والتقارير وتحقق من عرضها البيانات التي تريدها. ابحث عن التكرارات الغير ضرورية من البيانات وقم بإزالتها. 

إدخال البيانات و إنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى:
عند اقتناعك بتحقيق بنية الجدول لمبادئ التصميم الموضحة هنا، فقد حان متابعة وإضافة كافة البيانات الموجودة إلى الجداول. ثم يمكنك إنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى استعلامات و نماذج و تقارير و صفحات بيانات access و وحدات ماكرو و وحدات نمطية. 

استخدام أدوات تحليل Microsoft Access:
يتضمن Microsoft Access أداتان تساعدان في إدخال التحسينات على تصميم قاعدة بيانات Microsoft Access.
• يمكن لمحلل الجدول تحليل تصميم أحد الجداول في آن واحد، وإذا كان من المناسب يمكنه اقتراح بنية وعلاقات جدول جديد ويمكنه تقسيم جدول إلى جدولين مرتبطين جديدين إذا كان ذلك منطقياً.
• يمكن لمحلل الأداء تحليل قاعدة البيانات بأكملها وإجراء توصيات واقتراحات لتحسينها. يمكن للمعالج أيضاً تطبيق هذه التوصيات والاقتراحات.

الجداول

يُعد الجدول مجموعة من البيانات حول موضوع محدد، مثل المنتجات أو الموردين. ويعني استخدام جدول منفصل لكل موضوع أنك تخزن هذه البيانات مرة واحدة فقط. حيث ينتج عن تطبيق هذا التعريف قاعدة بيانات أكثر كفاءة، كما يقلل من أخطاء إدخال البيانات. 
تنظيم البيانات في جداول
تنظم الجداول البيانات في أعمدة (تسمى الحقول) وصفوف (تسمى السجلات).



إنشاء جدول

لإنشاء جدول فارغ (خالي) لإدخال بياناتك، يمكنك: 
• استخدم معالج الجداول لاختيار الحقول لجدول خاص بك من جداول معرفة مسبقاً مثل اتصالات عمل أو مخزون منزلي أو سجلات طبية. 
• إنشاء جدول في طريقة العرض تصميم، حيث يمكنك إضافة حقول، وتعريف كيف يظهر كل حقل أو معالجة البيانات، وإنشاء مفتاح أساسي. 
• بإدخال بيانات مباشرة في ورقة بيانات فارغة. عند حفظ البيانات الجديدة، سوف يقوم 
MS Access بتحليل البيانات ويقوم تلقائياً بتعيين نوع البيانات و التنسيق الملائم لكل حقل. 
لإنشاء جدول من بيانات موجودة، يمكنك: 
• استيراد أو ربط بيانات من قاعدة بيانات أخرى لـ Access أو بيانات في تنسيقات ملف مختلفة من برامج أخرى. 
• قم بتنفيذ استعلام إنشاء جدول لإنشاء جدول يستند إلى بيانات في الجدول الحالي. على سبيل المثال، يمكنك استخدام استعلامات إنشاء جدول لأرشفة السجلات القديمة أو عمل نسخ احتياطية للجداول الخاصة بك أو تحديد مجموعة من السجلات لتصديرها إلى قاعدة بيانات أخرى أو لاستخدامها كأساس لتقارير تعرض بيانات في وقت محدد.

إنشاء جدول باستخدام معالج الجداول
1. انقر فوق جداول الموجودة أسفل كائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات. 
2. انقر نقراً مزدوجاً فوق معالج الجداول. 



3. اتبع الإرشادات في مربعات حوار معالج الجداول:
1. نقوم باختيار نوع الجدول جداول الأعمال أو جداول شخصية.
2. من قائمة نماذج الجداول نحدد الجدول المطلوب.
3. عند تحديد الجدول المطلوب تظهر جميع الحقول الخاصة بهذا الجدول في قائمة نماذج الحقول نحدد الحقول المطلوبة من قائمة نماذج الحقول و نضيفها إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد.



4. في قائمة القول في الجدول الجديد يمكننا إعادة تسمية أي حقل بتحديد الحقل المطلوب إعادة تسميته ثم النقر على زر إعادة تسمية حقل..
5. بعد تحديد المطلوب ننقر على زر التالي.
6. في صندوق حوار التالي نقوم بتعيين اسم الجدول و أيضاً يخيرنا المعالج إما أن قوم المعالج بتحديد حقل أساسي للجدول أو نقوم نحن بتحديد الحقل الأساسي نختار المطلوب ثم نضغط على زر التالي:



7. في صندوق حوار التالي يظهر المعالج جميع الجداول المنشئة سابقاً لنقوم بربط الجدول الجديد بأي جدول نريد أو عدم ربط الجدول إذا كان الجدول لا يحتاج الى ارتباط حسب حالة تصميم قاعدة البيانات نختار المطلوب و ننقر على زر التالي.



8. في صندوق حوار التالي و هي آخر مرحلة للمعالج نقوم بتحديد أحد الخيارات الثلاثة التالية:
1. تعديل تصميم الجدول هذا الخيار إذا أردنا إعادة تصميم الجدول أو إضافة حقول إلى الجدول أو تعديل في خصائص الحقول نقوم بتحديد هذا الخيار.
2. إدخال البيانات مباشرة في الجدول نختار هذا الخيار إذا أردنا إدخال البيانات.
3. إدخال البيانات في الجدول باستخدام نموذج ينشئه المعالج.
9. نحدد المطلوب و ننقر على زر إنهاء.



إنشاء جدول بواسطة إدخال بيانات في صفحة البيانات
1. انقر فوق جداول الموجودة أسفل كائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات. 
2. انقر نقراً مزدوجاً فوق طريقة عرض ورقة البيانات. فتعرض صفحة بيانات فارغة. أسماء الأعمدة الافتراضية هي حقل 1 ، وحقل 2 ، وهكذا. 


3. أعد تسمية كل عمود ستقوم باستخدامه: انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم العمود، اكتب اسماً للعمود ثم اضغط ENTER. 
4. يمكنك إدراج أعمدة إضافية في أي وقت: انقر في العمود إلى يمين المكان الذي تريد إدراج عمود جديد فيه، ثم في القائمة إدراج، انقر فوق عمود. أعد تسمية العمود كما هو موضح في الخطوة 4. 
5. أدخل البيانات الخاصة بك إلى ورقة البيانات. 
أدخل كل نوع من البيانات في العمود الخاص به (يُسمى كل عمود حقلاً في Microsoft Access). على سبيل المثال، عند إدخال أسماء، أدخل الاسم الأول في العمود الخاص به والاسم الأخير في عمود منفصل. عند إدخال تواريخ أو أوقات أو أرقام، أدخلها في تنسيق متسق لكي يتمكن Microsoft Access من إنشاء نوع بيانات و تنسيق عرض مناسب للعمود. يتم حذف أي عمود تتركه فارغاً عند حفظ صفحة البيانات. 
6. عند الانتهاء من إضافة بيانات لكافة الأعمدة التي تريد استخدامها، انقر فوق حفظ على شريط الأدوات لحفظ ورقة البيانات الخاصة بك. 
7. يسألك Microsoft Access إذا كنت تريد إنشاء مفتاح أساسي. إذا لم تكن قد أدخلت بيانات يمكن استخدامها لتعريف كل صف في الجدول تعريفاً فريداً، مثل أرقام السلع أو أرقام التعريف، فمن الأفضل أن تنقر فوق نعم. إذا كنت قد أدخلت بيانات يمكنها تعريف كل صف تعريفاً فريداً، انقر فوق لا، ثم حدد الحقل الذي يحتوي على البيانات كمفتاح أساسي في طريقة العرض تصميم.

إضافة حقل (عمود) إلى جدول في طريقة العرض ورقة بيانات
1. قم بفتح الجدول في طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. انقر فوق العمود إلي يمين الموضع الذي تريد إدراج العمود الجديد فيه، ثم في القائمة إدراج، انقر فوق عمود. 
3. انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم العمود الجديد، ثم اكتب اسماً فريداً له.

نسخ حقل و خصائصه
يقوم هذا الإجراء بنسخ تعريف الحقل فقط، ولا ينسخ أي قيم في الحقل.
1. قم بفتح جدول في طريقة العرض تصميم. 
2. حدد الحقل أو (الحقول) التي تريد نسخها. 
لتحديد حقل واحد، انقر فوق محدد صفوف الحقل. 
لتحديد مجموعة حقول، اسحب خلال محددات الصفوف لتلك الحقول. 
3. انقر فوق نسخ على شريط الأدوات، ثم انقر فوق أول صف فارغ. 
4. انقر فوق لصق على شريط الأدوات. 
5. اكتب اسماً جديداً للحقل المنسوخ.

حذف حقل من جدول في طريقة العرض ورقة بيانات
1. قم بفتح جدول في طريقة العرض رقة بيانات. 
2. انقر فوق محدد الحقل للعمود الذي تريد حذفه. 
3. في القائمة تحرير، انقر فوق حذف عمود.

تخصيص الحقول:

نقل عمود ما في طريقة العرض ورقة بيانات
1. قم بفتح جدول أو استعلام أو نموذج طريقة عرض أو إجراء مخزن في طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. حدد الأعمدة التي تريد نقلها. 
a. لتحديد عمود واحد، انقر فوق محدد الحقل لهذا العمود. 
b. لتحديد أعمدة متجاورة، انقر فوق محدد حقل العمود، ثم، وبدون تحرير زر الماوس، اسحب لتوسيع الاختيار. 
3. انقر فوق محددات الحقول واستمر في الضغط على زر الماوس مرة أخرى. 
4. اسحب العمود إلى الموضع الجديد. 
ملاحظة إذا لم تتحرك الأعمدة، قد تكون مجمدة، وقد تحتاج لإلغاء تجميدها.

إعادة تسمية حقل في جدول في طريقة العرض ورقة بيانات
هام إذا كان لديك تعبيرات أو تعليمات برمجية لـ Microsoft Visual Basic for Applications التي تتضمن مراجع للحقل الذي تقوم بتغيير اسمه، يجب عليك تحديث كافة هذه المراجع للاسم الجديد.
1. افتح الجدول في طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. انقر نقراً مزدوجاً فوق محدد الحقل الذي تريد تغييره. 
3. اكتب اسم الحقل الجديد واضغط ENTER لحفظه.

إنشاء حقل يبحث عن قيم أو يسردها في جداول
يمكنك إضافة حقل قائمة بحث أو قيم جديدة في طريقة العرض ورقة بيانات الجدول. ومع ذلك، إذا كان الحقل الذي تريد استخدامه كمفتاح خارجي لحقل البحث موجود مسبقاً، يجب عليك فتح جدول الحقل هذا في طريقة العرض تصميم لتعريف حقل البحث. على سبيل المثال، إذا كان لديك جدول منتجات يحتوي على الحقل معرف الموردين معرف مسبقاً، وتريد تغييره إلى حقل بحث لعرض أسماء الموردين من جدول الموردين، يجب عليك فتح جدول المنتجات في طريقة العرض تصميم لتغيير معرف المورد إلى حقل بحث.
في طريقة العرض ورقة بيانات، إنشاء حقل يقوم بالبحث عن بيانات من قائمة. 
1. في طريقة العرض ورقة بيانات، افتح الجدول حيث تريد إضافة حقل البحث. 
2. انقر العمود إلي اليمين حيث تريد إدراج الحقل، ثم في القائمة إدراج، انقر فوق عمود بحث.



3. في مربع الحوار الأول من معالج البحث، حدد الخيار الذي يشير إلى أنك تريد سوف أكتب القيم التي أريدها.



4. انقر فوق التالي ثم اكتب القائمة التي تريدها.



5. انقر التالي ثم حدد اسم حقل البحث المطلوب.



6. انقر فوق إنهاء لتحصل على حقل البحث المطلوب.

MS-Access 2003 Lesson 3




طريقة العرض ورقة بيانات جدول 
في جدول، توفر طريقة العرض ورقة بيانات الأدوات التي تريدها للعمل مع البيانات.
استخدام أشرطة أدوات ورقة بيانات الجدول:
توفر أشرطة أدوات ورقة بيانات الجدول عدة أدوات تحتاجها للبحث عن سجلات وتحريرها وطباعتها.

1. طباعة بيانات أو معاينتها قبل الطباعة
2. تدقيق إملائي.
3. قص أو نسخ أو لصق نص محدد أو حقول أو سجلات بإكمالها أو ورقة البيانات بأكملها.
4. فرز سجلات.
5. تصفية سجلات والبحث عن قيم أو استبدالها.
6. إضافة سجلات أو حذفها.

العمل مع الأعمدة والصفوف وأوراق بيانات فرعية
يمكن البحث عن أدوات للعمل مع الأعمدة والصفوف و أوراق بيانات في ورقة البيانات نفسها أو بالنقر بالزر الأيمن فوق محدد عمود.

1. استخدم محدد العمود لنقل عمود أو إخفائه أو إعادة تسميته.
2. تغيير حجم أعمدة أو صفوف.
3. استخدم أوراق بيانات لعرض بيانات مرتبطة.
4. تجميد العمود أقصى اليمين حيث يتم عرضه عندما تقوم بالتمرير إلى اليسار.

الانتقال بين سجلات
يمكن استخدام شريط أدوات التنقل للانتقال بين السجلات في ورقة بيانات.

1. الانتقل إلى السجل الأول.
2. الانتقل إلى السجل السابق.
3. كتابة رقم السجل للانتقال إليه.
4. الانتقل إلى السجل التالي.
5. الانتقل إلى السجل الأخير.
6. إضافة سجل فارغ (جديد).

التنسيقات الافتراضية و التنسيقات المخصصة:

التنسيقات الافتراضية:
هي تنسيقات نقوم بتعيينها عند بدء العمل ببرنامج MS-Access حيث تنفذ هذه التنسيقات على جميع الجداول الموجودة مسبقاً و التي سيتم انشائها لاحقاً تنفذ هذه التنسيقات بالشكل التالي:
1. من قائمة أدوات نختار خيارات.
2. من صندوق حوار خيارات نختار صفحة ورقة البيانات.
3. نقوم بتعيين التنسيقات المطلوبة من صندوق الحوار الذي يظهر بالشكل التالي:

a. الألوان الافتراضية:

i. تحديد لون الخط من قائمة الخط
ii. تحديد لون خلفية ورقة البيانات من قائمة الخلفية
iii. تحديد لون خطوط الشبكة من قائمة خطوط الشبكة

b. الخط الافتراضي:

i. تحديد نوع الخط من قائمة الخط
ii. تحديد نمط الخط من قائمة العرض
iii. تحديد حجم الخط من قائمة الحجم
iv. وضع خط مسطر تحت البيانات من خيار تسطير
v. تحديد نمط الخط بشكل مائل من خيار مائل

c. إظهار خطوط الشبكة الافتراضية:

i. إخفاء أو إظهار خط الشبكة الافقي من خيار افقياً.
ii. إخفاء أو إظهار خط الشبكة العمودي من خيار عمودياً.
iii. تحديد عرض افتراضي للعمود من مربع نص عرض العمود الافتراضي.

d. التأئير الافتراضي للخلية:



التنسيقات المخصصة:
يتم التنسيق المخصص لجدول واحد و هو الجدول النشط أي المفتوح و يتم تنيق الجدول إما من شريط أدوات التنسيق أو من قائمة تنسيق بالشكل التالي:


يمكن أيضاً تنسيق ورقة البيانات أو الجدول بشكل خاص من قائمة تنسيق:
1. من قائمة تنسيق نختار خط

2. أو من قائمة تنسيق نختار ورقة بيانات


إظهار الأعمدة في ورقة بيانات أو إخفاؤها
1. قم بفتح جدول طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. قم بأحد الإجراءات التالية: 

إخفاء عمود أو أعمدة 
1. حدد الأعمدة التي تريد إخفاؤها. 
1. لتحديد عمود واحد، انقر فوقمحدد الحقل لهذا العمود. 
2. لتحديد أعمدة متجاورة، انقر فوق محدد حقل العمود، ثم، وبدون تحرير زر الماوس، اسحب لتوسيع الاختيار. 
2. في القائمة تنسيق، انقر فوق إخفاء أعمدة. 

إظهار عمود أو أعمدة مخفية 
1. في القائمة تنسيق، انقر فوق إظهار أعمدة. 
2. في مربع الحوار إظهار أعمدة، حدَّد أسماء الأعمدة التي تريد إظهارها.



تجميد أعمدة في ورقة البيانات وإلغاء تجميدها
يمكن تجميد عمود واحد أو أكثر من عمود (حقول) على ورقة بيانات حيث تصبح الأعمدة في أقصى اليسار وتكون مرئية في كل الأوقات بغض النظر عن مكان التمرير. 
1. قم بفتح جدول في طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. حدد الأعمدة التي تريد تجميدها. 
3. قم بأحد الإجراءات التالية:
1. لتجميد الأعمدة المحدَّدة، انقر فوق أعمدة مجمدة في القائمة تنسيق.
2. لإلغاء تجميد كافة الأعمدة، انقر فوق إلغاء تجميد كافة الأعمدة في القائمة تنسيق




ملاحظة لا يمكنك التراجع عن التغييرات في عرض الأعمدة باستخدام الأمر تراجع في القائمة تحرير. للتراجع عن التغييرات، يجب إغلاق ورقة البيانات، ثم انقر فوق لا للكل عندما تُسأل إذا كنت ترغب بحفظ التغييرات إلي تخطيط ورقة البيانات. سوف يؤدي ذلك إلى إلغاء أية تغييرات تخطيط أخرى قمت بها.

فرز السجلات

فرز سجلات في طريقة العرض ورقة بيانات 
1. انقر فوق الحقل الذي تريد استخدامه لفرز السجلات 
2. انقر فوق فرز تصاعدي أو فرز تنازلي .
1. إذا كان الحقل الذي يتم فرزه يحتوي على بيانات نصية يكون الفرز بالشكل التالي:
1. فرز تصاعدي أي من الألف الى الياء في اللغة الانكليزية من A to Z
2. فرز تنازلي من الياء الى الألف في اللغة الانكليزية من Z to A
2. إذا كان الحقل من نوع رقمي يتم الفرز بالشكل التالي:
1. فرز تصاعدي أي من الرقم الأصغر الى الرقم الأكبر.
2. فرز تنازلي أي من الرقم الأكبر الى الرقم الأصغر.
3. يمكن أيضاً إجراء عملية الفرز من قائمة سجلات  فرز  (تصاعدي أو تنازلي).

إنشاء عامل تصفية
توجد أربعة طرق يمكنك استخدامها في تصفية السجلات في ورقة بيانات: تصفية حسب التحديد، و تصفية حسب النموذج، و تصفية متقدمة, تصفية مع استبعاد التحديد.

تصفية سجلات بواسطة تحديد قيم ورقة بيانات (تصفية حسب التحديد)
1. في حقل ورقة بيانات ابحث عن أحد مثيلات القيمة التي تريد أن تحتويها السجلات لكي يتم تضمينها في نتائج التصفية. 
2. حدد كافة القيم أو جزء منها في حقل بالقيام بواحدة مما يلي: 
o حدد محتويات حقل بالكامل أو ضع نقطة الإدراج في حقل دون تحديد أي شيء 
على سبيل المثال، حدد القيمة "حلب" في حقل المدينة لإرجاع كافة السجلات التي تتضمن حلب كمدينة. 
o أو حدد جزءاً من القيمة بدءاً بالحرف الأول في حقل 
على سبيل المثال، حدد "عبد" في حقل الاسم التي تتضمن القيمة لإرجاع كافة السجلات التي يبدأ بها الاسم بـ "عبد," مثل "عبداللطيف."عبدالرحمن"...الخ 

تصفية سجلات بواسطة إدخال قيم في ورقة بيانات (تصفية حسب النموذج)
1. افتح جدولاً في طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. انقر فوق تصفية حسب النموذج على شريط الأدوات للانتقال إلى الإطار تصفية حسب النموذج. 
3. انقر فوق الحقل الذي تريد القيام فيه بتحديد المعايير التي يجب أن تتوافق معها السجلات لكي يتم تضمينها في مجموعة السجلات المصفاة. 
4. قم بإدخال المعايير بواسطة تحديد القيمة التي تبحث عنها من القائمة في الحقل (إذا كانت القائمة تحتوي على قيم حقول) أو بواسطة كتابة القيمة داخل الحقل. 
إذا قمت بتحديد قيم في أكثر من حقل، فإن عامل التصفية يقوم بإعادة سجلات إذا احتوت على نفس القيم التي حددتها في كل حقل من تلك الحقول. 
5. لتحديد قيم بديلة يمكن للسجلات الحصول عليها ليتم تضمينها في نتائج عامل التصفية، انقر فوق علامة التبويب Or لصفحة البيانات التي تقوم بتصفيته، وقم بإدخال معايير أكثر. 
يرجع عامل التصفية السجلات إذا كانت تحتوي على كافة القيم المحددة على علامة التبويب بحث عن أو على كافة القيم المحددة على علامة التبويب Or الأولى أو على كافة القيم المحددة على علامة التبويب Or الثانية 
6. انقر فوق تطبيق عامل تصفية على شريط الأدوات. 

تصفية سجلات باستخدام الإطار عامل تصفية متقدم
1. افتح جدولاً في طريقة العرض ورقة بيانات. 
2. في قائمة سجلات، قم بالإشارة إلى عامل تصفية، ثم انقر فوق تصفية/فرز متقدم. 
3. قم بإضافة الحقل أو الحقول التي سوف تحتاج إليها لتحديد القيم أو معايير أخرى سوف يستخدمها عامل التصفية للبحث عن سجلات إلى شبكة التصميم. 
4. في الخلية معايير للحقول التي قمت بتضمينها، قم بإدخال القيمة التي تبحث عنها أو قم بإدخال تعبير. 
5. قم بتطبيق عامل التصفية بالنقر فوق تطبيق عامل تصفية على شريط الأدوات.

تصفية مع استبعاد التحديد:
تقوم هذه التصفية على عرض جميع البيانات ما عدا المحدد منها
1. نحدد البيانات المطلوب استبعادها من التصفية.
2. من قائمة سجلات نختار تصفية ثم من القائمة الفرعية نختار تصفية مع استبعاد التحديد.

MS-Access 2003 Lesson 6 المفاتيح و العلاقات





المفاتيح الأساسية Primary Keys
تأتي فاعلية نظام قاعدة البيانات العلائقية مثل Microsoft Access من القدرة على العثور على المعلومات المخزنة في جداول منفصلة بسرعة وتجميعها معاً باستخدام استعلامات و نماذج و تقارير. لكي يتم ذلك، يجب أن يحتوي كل جدول على حقل أو مجموعة حقول تقوم بتعريف كل سجل مخزن في الجدول بشكل فريد. و تسمى هذه المعلومة المفتاح الأساسي للجدول. متى قمت بتعيين مفتاحاً أساسياً للجدول، يمنع Access إدخال أي قيم مكررة أو قيم خالية Null في حقول المفتاح الأساسي. 
هناك ثلاثة أنواع من المفاتيح الأساسية التي يمكن تعريفها في Microsoft Access وهي:

المفاتيح الأساسية من نوع الترقيم التلقائي
يمكن إعداد حقل الترقيم التلقائي لإدخال رقم تسلسلي تلقائياً عند إضافة كل سجل إلى الجدول. تعد أبسط طريقة لإنشاء مفتاح أساسي هي تعيين مثل هذا الحقل كمفتاح أساسي. إذا لم تقم بتعين مفتاحاً أساسياً قبل حفظ جدول منشأ حديثاً، يسألك Microsoft Access إذا كنت تريده أن ينشئ مفتاحاً أساسياً نيابة عنك. إذا أجبت "بنعم"، ُينشئ Microsoft Access مفتاحاً أساسياً من نوع الترقيم التلقائي.

المفاتيح الأساسية من نوع الحقل المفرد
إذا كان لديك حقلاً يتضمن قيم فريدة مثل أرقام التعريف أو أرقام الأجزاء، يمكن تعيين هذا الحقل على أنه المفتاح الأساسي. ويمكن تحديد مفتاح أساسي لحقل يحتوي بالفعل على بيانات طالما لا يحتوي هذا الحقل على قيم مكررة أو قيم خالية Null. 

المفاتيح الأساسية من نوع الحقل المتعدد
في الحالات التي لا يمكن فيها ضمان وجود حقل فردي، قد يكون بإمكانك تعيين حقلين أو أكثر باعتبارهما مفتاحاً أساسياً. والحالة الأكثر شيوعاً التي يحدث فيها ذلك هي الجدول المستخدم لربط جدولين آخرين في علاقة أطراف بأطراف. على سبيل المثال، يمكن أن يربط جدول تفاصيل الطلبيات بين جدولي الطلبيات و المنتجات. ويتكون مفتاحه الأساسي من حقلي: تعريف الطلب و تعريف المنتج. يمكن لجدول تفاصيل الطلبيات أن يسرد العديد من المنتجات والطلبيات، ولكن يتم سرد كل منتج مرة واحدة لكل طلب، لذلك ينتج عن جمع الحقلين تعريف الطلب و تعريف المنتج حقل مفتاح أساسي مناسب. 
إذا كان لديك أي شك حول إمكانية تحديد تركيب مناسب من الحقول لمفتاح أساسي متعدد الحقول، فربما يجب عليك إضافة حقل ترقيم تلقائي وتعيينه كمفتاح أساسي بدلاً من ذلك. على سبيل المثال، فإن ضم حقلي "الاسم الأول" و"الاسم الأخير" لتكوين مفتاح أساسي لا يُعتبر اختياراً صائباً، بسبب إمكانية مصادفة تكرار في ضم هذين الحقلين في المستقبل.

تعيين المفتاح الأساسي أو تغييره
1. افتح جدول في طريقة العرض تصميم. 
2. حدد الحقل أو الحقول التي تريد تعريفها كمفتاح أساسي.
لتحديد حقل واحد، انقر فوق محدد الصفوف للحقل الذي تريده.
لتحديد حقول متعددة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL ثم انقر فوق محدد الصفوف لكل حقل.
3. انقر فوق مفتاح أساسي على شريط الأدوات.

إزالة المفتاح الأساسي
1. عند استخدام المفتاح الأساسي في علاقة، لابد أن تحذف العلاقة قبل أن تتمكن من إزالة المفتاح الأساسي. 
2. قم بفتح الجدول في طريقة العرض تصميم. 
3. انقر فوق محدد الصف للمفتاح الأساسي الحالي ثم انقر فوق مفتاح أساسي على شريط الأدوات. 

ملاحظة لا يحذف هذا الإجراء الحقل أو الحقول التي تم تعيينها كمفتاح أساسي، فهو، ببساطة، يزيل ميزات المفتاح الأساسي من الجدول.

فهرسة الحقول والسجلات في قاعدة بيانات Access
يساعد فهرس Microsoft Access في العثور على السجلات وفرزها بشكل أسرع. ويستخدم Access الفهارس في الجدول كما تستخدم الفهرس في الكتاب: وذلك للعثور على البيانات، حيث يبحث عن موقع البيانات في الفهرس. ويمكنك إنشاء فهارس استناداً إلى حقل مفرد أو إلى حقول متعددة. وتُمكنك فهارس الحقول المتعددة من التمييز بين السجلات التي قد يحتوي الحقل الأول منها على نفس القيمة.

تحديد الحقول التي تفهرس
ربما تحتاج إلى فهرسة الحقول التي تبحث عنها بشكل متكرر أو الحقول التي تقوم بفرزها أو الحقول التي تقوم بوصلها بحقول في جداول أخرى في استعلامات. وبالرغم من ذلك، قد تبطئ الفهارس بعض الاستعلامات الإجرائية مثل الاستعلام الإلحاقي، عند الحاجة إلى تحديث الفهارس لعدة حقول أثناء تنفيذ هذه العمليات.

تتم فهرسة المفتاح الأساسي للجدول تلقائياً، ولا يمكنك فهرسه حقل عندما يكون نوع بياناته هو كائن OLE. وبالنسبة للحقول الأخرى، يجب الأخذ في الاعتبار فهرسة الحقل عندما ينطبق ما يلي عليه: 
• أن يكون نوع بيانات الحقل "نص" أو "رقم" أو "عملة" أو "تاريخ/وقت". 
• تتوقع البحث عن قيم مخزنة في الحقل. 
• تتوقع فرز قيم مخزنة في الحقل. 
• تتوقع تخزين عدة قيم مختلفة في الحقل. إذا تطابقت عدة قيم في الحقل، فقد لا يقوم الفهرس بتسريع الاستعلامات بشكل ملحوظ. 

فهارس متعددة الحقول
إذا كنت تعتقد إنك ستقوم بالبحث أو الفرز مراراً بواسطة حقلين أو أكثر في كل مرة، يمكنك إنشاء فهرس لهذه التركيبة من الحقول. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتعيين معايير لحقلي "الاسم الأخير" و"الاسم الأول" في نفس الاستعلام مراراً، فمن المعقول إنشاء فهرس متعدد الحقول في كلا الحقلين.

عندما تقوم بفرز أحد الجداول بواسطة فهرس متعدد الحقول، يفرز Microsoft Access أولاً بواسطة الحقل الأول المعرف للفهرس. وإذا كانت هناك سجلات بقيم مكررة في الحقل الأول، يفرز Microsoft Access الحقل بواسطة الحقل الثاني المعرف للفهرس، وهكذا. يمكنك تضمين حتى 10 حقول في فهرس متعدد الحقول.
إنشاء فهرس للبحث عن السجلات وفرزها بشكل أسرع

يمكن إنشاء فهارس تستند إلى حقل مفرد أو حقول متعددة. و تُمكنك فهارس الحقول المتعددة من التمييز بين السجلات التي قد يحتوي الحقل الأول منها على نفس القيمة.

إنشاء فهرس حقل مفرد
1. افتح جدولاً في طريقة العرض تصميم. 
2. في الجزء العلوي من الإطار، انقر فوق الحقل الذي تريد إنشاء فهرس له. 
3. في الجزء السفلي من الإطار، انقر في مربع الخاصية مفهرس، ثم انقر فوق نعم (تكرار موافق) أو نعم (بدون تكرار). 

إنشاء فهرس متعدد الحقول
1. قم بفتح الجدول في طريقة العرض تصميم.
2. انقر فوق فهارس على شريط الأدوات. 
3. في أول صف فارغ في العمود اسم فهرس، اكتب اسماً للفهرس . يمكن تسمية الفهرس على اسم أحد حقوله أو استخدام اسم آخر. 
4. في العمود اسم الحقل، انقر فوق السهم وحدد الحقل الأول للفهرس. 
5. في الصف التالي في العمود اسم الحقل، حدد الحقل الثاني للفهرس. (اترك العمود اسم فهرس فارغاً في هذا الصف.) استمر في تكرار هذه الخطوة حتى تنتهي من تحديد كافة الحقول التي تريد تضمينها في هذا الفهرس. 

حذف فهرس
1. قم بفتح الجدول في طريقة العرض تصميم. 
2. انقر فوق فهارس على شريط الأدوات. 
3. في الإطار فهارس، حدد الصف أو الصفوف التي تتضمن الفهرس الذي تريد حذفه واضغط المفتاح DELETE.
منع إدخال قيم مكررة
1. افتح جدولاً في طريقة العرض تصميم. 
2. قم بأحد الإجراءات التالية:

منع إدخال قيم مكررة في حقل 
1. في الجزء العلوي من الإطار، انقر فوق الحقل الذي تريد منع القيم المكررة له. 
2. في الجزء السفلي من الإطار، انقر في مربع خاصية مفهرس، ثم انقر فوق نعم (بلا تكرار). 

منع إدخال قيم مكررة في تركيبة من الحقول
1. قم بإنشاء فهرس متعدد الحقول باستخدام الحقول التي تريد منع القيم المكررة فيها. اترك الإطار فهارس مفتوحاً عند انتهائك من تعريف الفهرس. 
2. في الجزء العلوي من الإطار فهارس، انقر فوق اسم الفهرس الجديد. 
3. في الجزء السفلي من الإطار فهارس، انقر فوق مربع الخاصية فريد، ثم انقر فوق نعم.

العلاقات في قاعدة بيانات Access
بعد أن قمت بإعداد جداول مختلفة لكل موضوع في قاعدة بيانات Microsoft Access الخاصة بك، تحتاج إلى طريقة لإخبار Microsoft Access عن كيفية تجميع هذه المعلومات معاً مرة أخرى. الخطوة الأولى في هذه العملية هي تعريف العلاقات بين الجداول الخاصة بك. بعد أن تقوم بذلك، يمكنك إنشاء استعلامات، نماذج وتقارير لعرض معلومات من عدة جداول في آن واحد.



كيف تعمل العلاقات
في المثال السابق، يجب أن تكون الحقول في الجداول الأربعة منسقة وبذلك تظهر معلومات حول نفس الترتيب. ينفذ هذا التنسيق مع علاقات بين الجداول. تعمل العلاقات بواسطة تطابق البيانات في الحقول الأساسية — وهو عادة حقل بنفس الاسم في كلا الجدولين. في معظم الحالات، تكون هذه الحقول المتطابقة هي المفتاح الأساسي من جدول واحد، وهو يوفر معرف فريد لكل سجل و مفتاح خارجي في الجدول الآخر.
على سبيل المثال، يمكن إرفاق الموظفين بطلبات مسؤولين عنها بواسطة إنشاء علاقة بين حقول معرف الموظف.

1. يظهر معرف الموظف في كلا الجدولين—-كمفتاح أساسي ...
2. ... كمفتاح خارجي.

أنواع العلاقات:
1. علاقة رأس برأس One to One.
2. علاقة رأس بأطراف One to Many.
3. علاقة أطراف بأطراف Many to Many.

علاقة رأس برأس One to One:
في علاقة رأس برأس، يمكن أن يكون لسجل في جدول A سجل مطابق واحد فقط في جدول B وكل سجل في جدول B يمكن أن يحتوي على سجل مطابق واحد فقط في جدول A. لا يعد هذا النوع من العلاقة شائعاً، لأن معظم المعلومات المرتبطة بهذه الطريقة تكون في جدول واحد. وقد تستخدم علاقة رأس برأس لتقسيم جدول يحتوي على عدة حقول أو لعزل جزء من جدول لأسباب أمنية أو لتخزين معلومات يتم تطبيقها على مجموعة فرعية من الجدول الأساسي. على سبيل المثال، قد تريد إنشاء جدول لتتبع الموظفين الذين شاركوا في جمع تبرعات للعبة كرة القدم. يوجد لكل لاعب كرة قدم في جدول لاعب كرة القدم سجل مطابق واحد في جدول الموظفين.

1. كل لاعب كرة قدم لديه سجل مطابق في جدول الموظفين.
2. تعتبر هذه المجموعة من القيم هي مجموعة فرعية من حقل معرف الموظف وجدول الموظفين.

علاقة رأس بأطراف One to Many
تعد علاقة رأس بأطراف هي النوع الأكثر شيوعاً من العلاقات. في علاقة رأس بأطراف، قد يكون لدى سجل في الجدول A سجلات متطابقة مع سجلات جدول B، مع وجود سجل واحد في جدول B مطابق لسجل في جدول A.

1. مزود واحد ...
2. يمكن توفير أكثر من منتج واحد ...
3. و لكن يحتوي كل منتج على مزود واحد فقط.

علاقة أطراف بأطراف Many to Many
في علاقة أطراف بأطراف، يوجد لسجل في جدول A عدة سجلات مطابقة في جدول B، ويمكن أن يكون لسجل في جدول B عدة سجلات مطابقة في جدول A. يكون هذا النوع من العلاقة ممكناً فقط بواسطة تعريف جدول ثالث (يدعى جدول الربط) الذي يتكون مفتاحه الأساسي من حقلين — المفاتيح الخارجية من كلا الجدولين A وB. وعلاقة أطراف بأطراف هي في الواقع علاقتي رأس بأطراف مع جدول ثالث. على سبيل المثال، يحتوي جدول الطلبات وجدول المنتجات على علاقة أطراف بأطراف معرفة بواسطة إنشاء علاقتي رأس بأطراف مع جدول تفاصيل الطلبات. قد يحتوي الطلب على عدة منتجات، ويمكن أن يظهر كل منتج في عدة طلبات.

1. مفتاح أساسي لجدول الطلبات
2. مفتاح أساسي من جدول المنتجات
3. يمكن أن يحتوي الطلب الواحد على العديد من المنتجات ...
4. ويمكن أن يظهر كل منتج في العديد من الطلبات.

تعريف العلاقات بين الجداول
عندما تقوم بإنشاء علاقة بين جداول، ليس من الضروري أن تحتوي الحقول المرتبطة على نفس الأسماء. ولكن، يجب أن يكون لدى الحقول المرتبطة نفس نوع البيانات إلا إذا كان الحقل مفتاح أساسي هو حقل رقم_تلقائي. يمكن مطابقة حقل رقم_تلقائي مع حقل رقم فقط إذا كانت الخاصية حجم_الحقل لكلاً من الحقول المتطابقة متشابها. على سبيل المثال، يمكن مطابقة حقل رقم_تلقائي و حقل رقم إذا كانت الخاصية حجم_الحقل لكلاً من الحقول هي عدد صحيح طويل. حتى إذا كان كلاً من الحقول المتطابقة هي حقول رقم، يجب أن يكونوا نفس إعدادات الخاصية حجم_الحقل.

تعريف علاقة رأس بأطراف أو رأس برأس
1. قم بإغلاق أي جداول قمت بفتحها. لا يمكن إنشاء علاقات أو تعديلها بين جداول مفتوحة. 
2. انقر فوق علاقات على شريط الأدوات أو من قائمة أدوات. 
3. إذا لم تقم بتعريف أية علاقات في قاعدة بيانات بعد، يتم عرض مربع الحوار إظهار جدول تلقائياً. 
إذا أردنا إضافة الجداول التي نريد تضمينها في علاقة، في حين أن مربع الحوار إظهار جدول ليس معروضاً، فانقر فوق إظهار جدول على شريط الأدوات. 
4. انقر نقراً مزدوجاً فوق أسماء الجداول التي تريد ربطها، ثم أغلق مربع الحوار إظهار جدول.
5. اسحب الحقل الذي تريد ربطه من أحد الجداول إلى الحقل المرتبط في الجدول الآخر. 
في معظم الحالات، عندما تقوم بسحب الحقل مفتاح أساسي (المعروض بنص أسود عريض) من أحد الجداول إلى حقل مماثل (غالباً ما يحمل نفس الاسم) فإنه يسمى مفتاح خارجي في الجدول الآخر. 

6. يتم عرض مربع الحوار تحرير علاقات. اختبر أسماء الحقول المعروضة في العمودين للتأكد من صحتهما. يمكن تغييرهما عند الضرورة. 
7. انقر فوق الزر إنشاء لإنشاء العلاقة. 
8. كرر الخطوات من 5 إلى 8 لكل زوج من الجداول تريد ربطهما. 

عند إغلاق الإطار علاقات، يسأل Microsoft Access إذا كنت تريد حفظ التخطيط. سواء حفظت التخطيط أم لا، فإن العلاقات التي تنشئها يتم حفظها في قاعدة البيانات. 

تعريف علاقة أطراف بأطراف
1. قم بإنشاء الجدولين اللذين سوف يكون بينهما علاقة أطراف بأطراف. 
2. قم بإنشاء جدول ثالث، باسم جدول وصل، وقم بإضافته إلى حقول جدول جمع جديدة بنفس التعريفات كحقول مفتاح أساسي من كل من الجدولين الآخرين. في جدول الوصل، تعمل حقول المفتاح الأساسي كـ مفاتيح خارجية. يمكنك إضافة حقول أخرى إلى جدول الوصل، مثلما يمكنك عمله في أي جدول آخر. 
3. في جدول الوصل، قم بإعداد المفتاح الأساسي المفتاح الأساسي من كلاً من الجدولين الآخرين. على سبيل المثال، في جدول وصل Order Details تفاصيل الطلبيات، قد يكون المفتاح الأساسي مركباً من الحقلين OrderID تعريف الطلبات وProductID تعريف المنتجات.

حذف علاقة
1. إغلاق أي جداول قمت بفتحها. لا يمكنك حذف علاقات بين جداول مفتوحة. 
2. انقر فوق علاقات على شريط الأدوات. 
3. انقر فوق خط العلاقة التي تريد حذفها (يتغير هذا الخط إلى خط أسود عريض عند تحديده)، ثم اضغط المفتاح DELETE من لوحة المفاتيح.


العلاقات: تعيين نوع الصلة أو تغييره

تعريف نوع الصلة الافتراضي لعلاقة بين جدولين 
لا يؤثر تعريف نوع الصلة لعلاقة في الإطار علاقات على العلاقة ذاتها؛ ولكنه يعين نوع الصلة التي ستستخدم افتراضياً عند إنشاء استعلامات استناداً إلى الجداول المرتبطة في قاعدة بيانات Microsoft Access. يمكنك دوماً تجاوز نوع الصلة الافتراضي فيما بعد عند تعريف الاستعلام.
1. قم بإغلاق كلا الجدولين المرتبطين. 
2. انقر فوق علاقات على شريط الأدوات لفتح الإطار علاقات. 
3. انقر نقراً مزدوجاً فوق الجزء الأوسط من خط الصلة بين جدولين لفتح مربع الحوار علاقات. 
4. انقر فوق زر نوع الصلة، ثم انقر فوق نوع الصلة المطلوب. 

صلة داخلية (inner join: صلة تكون فيها السجلات من جدولين مدموجة مع بعضها في نتائج الاستعلام فقط إذا كانت القيم في الحقول المرتبطة تحقق شرطاً معيّناً. في الاستعلام، تكون الصلة الافتراضية هي inner join وتحدد السجلات فقط إذا كانت القيم في الحقول المرتبطة متطابقة.)، وهذا هو الإعداد الافتراضي. 

صلة خارجية يسرى (left outer join: صلة خارجية تُضاف فيها كافة السجلات في الجهة اليسرى من عملية LEFT JOIN في جملة SQL في الاستعلام إلى نتائج الاستعلام، حتى لو لم تكن القيم مطابقة في الحقل المرتبط في الجدول ناحية اليمين.). 

صلة خارجية يمنى Right outer join صلة خارجية يمنى: صلة خارجية يتم فيها إضافة كافة السجلات الموجودة في الجانب الأيمن من عملية RIGHT JOIN في عبارة SQL الخاصة بالاستعلام إلى نتائج الاستعلام، حتى في حالة عدم وجود قيم متطابقة في الحقل المتصل من الجدول إلى اليسار. 
استيراد بيانات و كائنات قاعدة البيانات و ربطهما

يوفر Microsoft Access خيارين لاستخدام البيانات من مصدر بيانات خارجي.: 
• استيراد البيانات إلى جدول Microsoft Access جديد، وهي طريقة لتحويل البيانات من تنسيق مختلف ونسخها في Microsoft Access. ويمكن أيضاً استيراد كائنات قاعدة بيانات إلى قاعدة بيانات Microsoft Access أخرى
• الارتباط بالبيانات، وهي طريقة للاتصال ببيانات من تطبيق آخر دون استيرادها بحيث يمكن عرض البيانات و تحريرها في كلٍ من التطبيق الأصلي وفي ملف Access. يمكن استيراد بيانات من العديد من قواعد البيانات المعتمدة والبرامج، و تنسيقات الملف أو ربطها.

استيراد جداول من ملف آخر لـ Access
1. افتح قاعدة بيانات أو قم بالتبديل إلى الإطار قاعدة بيانات لقاعدة البيانات المفتوحة. 
2. قم بأحد الإجراءين التاليين: 
o لاستيراد جداول، في القائمة ملف، قم بالإشارة إلى إحضار بيانات خارجية، ثم انقر فوق استيراد. 
o للارتباط بالجداول، في القائمة ملف، قم بالإشارة إلى إحضار بيانات خارجية، ثم انقر فوق ربط جداول. 
3. في مربع الحوار استيراد (أو ارتباط)، في المربع الملفات بأنواعها، تأكد من تحديد Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade). 
4. انقر فوق السهم الموجود إلى يمين المربع البحث في، حدد محرك الأقراص والمجلد حيث تم وضع قاعدة بيانات Microsoft Access (.mdb) الذي تريد استيراده أو ربطه، ثم انقر نقراً مزدوجاً فوق رمز قاعدة البيانات. 
5. في مربع الحوار استيراد كائنات أو (ربط جداول)، انقر فوق كل جدول تريد استيراده أو ربطه. 
إذا كنت تقوم بالاستيراد، وتريد فقط استيراد تعريفات الجداول المحددة (وليست البيانات التي تتضمنها)، انقر فوق خيارات، ثم أسفل استيراد جداول، انقر فوق تعريف فقط.

MS-Access 2003 Lesson 7 استعلامات1


[size=32]الاستعلامات و أنواعها[/size]

تستخدم الاستعلامات لعرض وتغيير وتحليل البيانات بطرق مختلفة. يمكن أيضاً استخدام الاستعلامات كمصدر للسجلات في النماذج والتقارير و صفحات البيانات. هناك عدة أنواع من الاستعلامات في Microsoft Access .

استعلامات التحديد
استعلام التحديد هو أكثر أنواع الاستعلامات شيوعاً. فإنه يسترد بيانات من جدول واحد أو أكثر ويعرض النتائج في صفحة بيانات حيث يمكن تحديث السجلات (مع بعض القيود). يمكن أيضاً استخدام استعلام تحديد لتجميع السجلات وحساب المجاميع والأعداد والمعدلات وأنواع أخرى من الإجماليات.

استعلامات جدولية
تستخدم الاستعلامات الجدولية لحساب وإعادة بناء البيانات للحصول على تحليل أسهل للبيانات. تحسب الاستعلامات الجدولية المجموع أو المتوسط أو العدد أو نوع آخر من الإجمالي للبيانات التي يتم تجميعها بواسطة نوعين من المعلومات يظهر إحداها أسفل الجانب الأيسر من ورقة البيانات و يظهر الآخر في رأس الصفحة.

استعلامات المعلمات
استعلام المعلمات هو استعلام يعرض عند تشغيله مربع الحوار الخاص به ليطالب بمعلومات مثل معايير لاسترداد سجلات أو قيمة تريد إدراجها في حقل. يمكن تصميم الاستعلام ليطالب بأكثر من معلومة؛ على سبيل المثال، يمكنك تصميمه ليطالب بتاريخين. في هذه الحالة يسترد Access كافة السجلات التي تقع بين هذين التاريخين.

تعد استعلامات المعلمات ملائمة عند استخدامها كأساس لنماذج وتقارير وصفحات بيانات access. على سبيل المثال، يمكن إنشاء تقرير الدخل الشهري مستنداً إلى استعلام معلمات. وعند طباعة التقرير، يعرض Access مربع حوار للسؤال عن الشهر الذي ترغب أن يغطيه التقرير. عندما تدخل شهراً يطبع Access التقرير الملائم. 

إنشاء استعلام في طريقة العرض تصميم. 
1. في الإطار قاعدة بيانات، انقر فوق استعلامات الموجودة أسفل كائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات.

 



2. في مربع الحوار استعلام جديد، انقر فوق طريقة العرض تصميم، ثم انقر فوق موافق.




3. في مربع الحوار إظهار جدول، انقر فوق علامة التبويب التي تقوم بسرد الجداول أو الاستعلامات التي تريد العمل مع بياناتها. 

4. انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم كل كائن تريد إضافته إلى الاستعلام، ثم انقر فوق إغلاق.

 


5. قم بإضافة حقول إلى صف الحقول في شبكة التصميم, وإذا أردت، قم بتحديد معايير و ترتيب فرز.




6. لمشاهدة نتائج الاستعلام، انقر فوق عرض على شريط الأدوات.




استعلامات التحديد

ما هو استعلام التحديد?
يُعد استعلام التحديد هو أكثر الأنواع شيوعاً. يتم استخدامه من أجل:
• استرداد البيانات من جدول واحد أو أكثر باستخدام المعايير التي حددتها ثم عرض البيانات بالترتيب الذي تريده.
• تحديث السجلات في ورقة البيانات لاستعلام التحديد (مع بعض القيود).
• تجميع السجلات وحساب الإجماليات والإحصاءات والمتوسطات وأنواع أخرى من الإجماليات



1. تجميع البيانات من جداول متعددة معاً وفرزها بترتيب محدد.
2. تنفيذ العمليات الحسابية على مجموعات من السجلات.

إنشاء استعلام تحديد
يمكن إنشاء استعلام سواء باستخدام معالج أو بإنشائه من البداية في طريقة العرض تصميم الاستعلام. في طريقة العرض تصميم، حدد البيانات التي تريد العمل معها عن طريق إضافة الجداول أو الاستعلامات التي تحتوي على البيانات، ثم بتعبئة شبكة التصميم.



1. قوائم الحقول الحقول الموجودة في الجداول أو الاستعلامات التي قمنا بإضافتها إلى الاستعلام.
2. يقوم خط الصلة بإعلام Microsoft Access بكيفية ربط البيانات في جدول أو استعلام بالبيانات الموجودة في جدول أو استعلام آخر.
3. يمكن إضافة الحقول إلى شبكة التصميم عن طريق سحبها إلى قوائم الحقول.
4. تحدد الحقول و ترتيب الفرز و المعايير التي تقوم بإضافتها إلى شبكة التصميم ما الذي ستشاهده في نتائج الاستعلام.

إنشاء استعلام تحديد بسيط باستخدام معالج
يقوم معالج استعلام تحديد بسيط بإنشاء استعلامات تقوم باسترداد البيانات من الحقول التي تحددها في جدول واحد أو أكثر. إذا أردت، يمكن للمعالج أن يقوم بجمع وعد واستخراج قيم متوسطة لمجموعات من السجلات أو لكل السجلات، كما يمكنه أيضاً حساب القيمة الدنيا أو القصوى في حقل. ومع ذلك لا يمكن تحديد السجلات التي يستردها المعالج بواسطة تعيين معايير. 

1. في إطار قاعدة البيانات، انقر فوق استعلامات تحت الكائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات. 

2. في مربع الحوار استعلام جديد، انقر فوق معالج استعلام بسيط، ثم انقر فوق موافق. 



3. من صندوق الحوار (معالج الاستعلامات البسيطة) اختر الجدول المطلوب لإنشاء الاستعلام من قائمة جداول/استعلامات ثم انقر التالي




4. حدد الحقول المطلوبة لإنشاء الاستعلام من قائمة الحقول المتاحة الى قائمة الحقول المحددة ثم اتقر التالي




5. من صندوق الحوار الذي يظهر حدد اسم للاستعلام الجديد في مربع (ما هو العنوان الذي تريده لاستعلامك؟) ثم اختر طريقة عرض الاستعلام ثم اضغط على زر انهاء




6. بعد الضغط على الزر انهاء يتم عرض النتائج الخاص بالاستعلام الذي تم انشائه بالطريقة التالية

MS-Access 2003 Lesson 8 استعلامات2


[size=32]الإستعلامات الجدولية[/size]

ما هو الاستعلام الجدولي?
تستخدم الاستعلامات الجدولية لحساب البيانات وإعادة هيكلتها لتحليل البيانات بشكل أسهل. تحسب الاستعلامات الجدولية المجموع أو المتوسط أو العدد أو نوع آخر من الإجمالي للبيانات التي يتم تجميعها بواسطة نوعين من المعلومات يظهر إحداهما أسفل الجانب الأيسر من ورقة البيانات في حين يظهر الآخر في رأس الصفحة.



1. يقوم الاستعلام الجدولي هذا بتجميع الإجماليات رأسياً حسب الموظف و الفئة. ينتج عن هذا جعل المقارنات بين إجماليات الموظفين المختلفين أكثر صعوبة في العديد من السجلات.

2. يعرض الاستعلام الجدولي نفس المعلومات، ولكن يقوم بتجميعها أفقياً ورأسياً فتكون ورقة البيانات مضغوطة وأسهل للتحليل.

[size=16]إنشاء استعلام جدولي[/size]
يمكن إنشاء استعلام جدولي باستخدام معالج أو بإنشائه بطريقة العرض تصميم الاستعلام. في شبكة التصميم، يمكن تحديد أي من قيم الحقول التي ستصبح عناوين أعمدة وقيم أي من الحقول التي ستصبح عناوين صفوف وقيم أي من الحقول التي سوف يحسب لها المجموع أو المتوسط أو العدد أو أية عملية حسابية أخرى.



1. تحدد الإعدادات الموجودة في هذه الصفوف كيفية ظهور البيانات.
2. يعرض هذا الإعداد قيم الحقل كرؤوس صفوف.
3. يعرض هذا الإعداد قيم الحقول كرؤوس أعمدة.
4. تعرض هذه الإعدادات إجمالي الطلبات.

إنشاء استعلام جدولي بطريقة العرض تصميم
1. في إطار قاعدة البيانات، انقر فوق استعلامات تحت الكائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات. 
2. في مربع الحوار استعلام جديد، انقر فوق طريقة العرض تصميم، ثم انقر فوق موافق. 
3. في مربع الحوار إظهار جدول، انقر فوق علامة التبويب التي تقوم بسرد الجداول أو الاستعلامات التي تريد العمل مع بياناتها. 
4. انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم كل كائن تريد إضافته إلى الاستعلام، ثم انقر فوق إغلاق. 
5. قم بإضافة حقول إلى صف الحقل في شبكة التصميم وقم بتحديد معايير. 



6. على شريط الأدوات، انقر فوق نوع لاستعلام ، ثم انقر فوق استعلام جدولي.



7. بالنسبة للحقل أو الحقول التي تريد أن تظهر قيمها على هيئة عناوين صفوف، ثم انقر فوق الصف جدولي، ثم انقر فوق عنوان الصف.



يجب أن تترك تجميع حسب الافتراضي في الصف إجمالي لهذه الحقول. 
8. بالنسبة للحقل الذي تريد أن تظهر قيمه على هيئة عناوين عمود، انقر فوق الصف جدولي، ثم انقر فوق عنوان العمود. يمكن إختيار عنوان العمود لحقل واحد فقط، ويجب أن تترك تجميع حسب في الصف إجمالي لهذا الحقل. 



9. بالنسبة للحقل الذي تريد استخدام قيمه في التبويب الجدولي، انقر فوق الصف جدولي، ثم انقر فوق القيمة. يمكن تعيين حقل واحد فقط إلى القيمة. 
10. في الصف إجمالي لهذا الحقل، انقر فوق نوع الدالة التجميعية التي تريدها للترتيب الجدولي (مثل Sum أوAvg أوCount).



إنشاء استعلام جدولي باستخدام معالج
1. في إطار قاعدة البيانات، انقر فوق استعلامات تحت الكائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات. 
2. في مربع الحوار استعلام جديد، انقر فوق معالج استعلام جدولي، ثم انقر فوق موافق.
3. في مربع الحوار معالج الاستعلامات الجدولية نحدد الجدول الذي يتضمن الحقول التي نريد لنتائج الاستعلام الجدولي



4. نحدد الحقل الذي نريده كعنوان صف و نضغط التالي.



5. نحدد الحقل الذي نريد كعنوان عمود و نضغط التالي.



6. نحدد الحقل الذي نرغب في حسابه و يكون الحقل عبارة عن تقاطع عنوان الصف مع عنوان العمود
ثم نقوم بتحديد الدالة الخاصة لعملية الحساب من قائمة الدالات و نضغط التالي.



7. نحدد اسم الاستعلام المطلوب ثم نختار عرض الاستعلام و نضغط إنهاء.

MS-Access 2003 Lesson 9 استعلامات3


استعلامات المعلمات التي تطالب بمعايير
استعلام المعلمات هو استعلام يعرض عند تشغيله مربع الحوار الخاص به ليطالب بمعلومات، مثل معايير لاسترداد سجلات أو قيمة تريد إدراجها في حقل. يمكن تصميم الاستعلام ليطالبك بأكثر من معلومة؛ على سبيل المثال، يمكن تصميمه ليطالب بتاريخين. في هذه الحالة يسترد Microsoft Access كافة السجلات التي تقع بين هذين التاريخين.

تعد استعلامات المعلمات ملائمة عند استخدامها كأساس لنماذج وتقارير و صفحات بيانات Access. على سبيل المثال، يمكن إنشاء تقرير الدخل الشهري مستنداً إلى استعلام معلمات. وعند طباعة التقرير، يعرض Access مربع حوار للسؤال عن الشهر الذي ترغب أن يغطيه التقرير. عندما تدخل شهراً يطبع Access التقرير الملائم.

إنشاء استعلام معلمة
1. قم بإنشاء استعلام تحديد أو استعلام جدولي. 
2. في طريقة العرض تصميم لاستعلام، اسحب الحقول من قائمة الحقول إلى استعلام شبكة التصميم. 
3. قم بإجراء واحد أو أكثر من الإجراءات التالية: 

استخدم معلمة واحدة
في الخلية معايير الخاصة بكل حقل تريد استخدامه كمعلمة، اكتب تعبير مع مطالبةً محاطة بأقواس مربعة. على سبيل المثال، في حقل يعرض كنية الموظف، قم بإدخال التالي: [أدخل كنية الموظف]

استخدم معلمتين أو أكثر
في الخلية معايير الخاصة بكل حقل تريد استخدامه كمعلمة، اكتب تعبير مع مطالبة محاطة بأقواس مربعة. 
على سبيل المثال، في حقل يقوم بعرض تواريخ، يمكن عرض المطاليب " اكتب التاريخ الافتتاحي:" و "اكتب التاريخ الختامي:" لتحديد نطاق من القيم:
Between [Enter the start date] and [Enter the end date]

استخدم معلمات مع أحرف البدل
في الخلية معايير الخاصة بكل حقل تريد استخدامه كمعلمة، اكتب تعبير مع مطالبةً محاطة بأقواس مربعة. لمطالبة المستخدم بحرف واحد أو أكثر للبحث عن، ثم العثور على سجلات تبدأ بأحرف أو تتضمن أحرف حددها المستخدم، قم بإنشاء استعلام معلمة يستخدم عامل التشغيل LIKE ورمز حرف البدل (*). 
على سبيل المثال، تبحث العبارة التالية عن كلمات تبدأ بحرف محدّد.
LIKE [Enter the first character to search by: ] & "*"
تبحث العبارة التالية عن كلمات تحتوي على حرف محدّد.
LIKE "*" & [Enter any character to search by: ] & "*"
لعرض النتائج، انقر فوق عرض على شريط الأدوات، ثم اكتب قيمة للمطالبة.

تشغيل استعلام تحديد أو استعلام جدولي
عندما تقوم بفتح استعلام تحديد أو استعلام جدولي، يقوم Microsoft Access بتشغيل (تنفيذ) الاستعلام لك ويظهر النتائج في طريقة العرض ورقة بيانات.
1. في إطار قاعدة البيانات، انقر فوق استعلامات الموجودة أسفل كائنات. 
2. انقر فوق الاستعلام الذي تريد فتحه. 
3. انقر فوق فتح على شريط الأدوات إطار قاعدة البيانات.
لإيقاف استعلام انقر على زري Ctrl+break.

إظهار حقل في نتائج استعلام أو إخفاؤه
يمكن إضافة حقل تستخدمه لإعداد معايير أو ترتيب فرز إلى شبكة تصميم الاستعلام، وبالرغم من ذلك، لا تظهر البيانات من ذلك الحقل المحدد في نتائج الاستعلام. 
1. قم بفتح الاستعلام في طريقة العرض تصميم. 
2. في شبكة التصميم، قم بأحد الإجراءات التالية: 
1. لإظهار الحقل، حدد خانة الاختيار إظهار . 
2. لإخفاء الحقل، قم بمسح خانة الاختيار إظهار.

نقل حقل في شبكة التصميم
1. قم بفتح استعلام في طريقة العرض تصميم أو فتح نموذج أو ورقة بيانات و إظهار عامل تصفية/إطار فرز متقدم. 
2. قم بأحد الإجراءات التالية:
1. لتحديد عمود واحد، انقر فوق محدد العمود الخاص به. 
2. لتحديد عدد من الأعمدة المتجاورة، اسحب محددات الأعمدة الخاصة بها عرضياً. 
3. انقر فوق محدد أحد الأعمدة المحددة مرة أخرى، ثم اسحب الحقل أو الحقول إلى مواضعها الجديدة. 

1. عمود محدد
2. يتغير المؤشر إلى مستطيل أثناء النقل

تغيير اسم حقل في استعلام
يؤدي تغيير اسم الحقل في شبكة تصميم الاستعلام إلى تغيير رأس العمود في طريقة العرض ورقة بيانات للاستعلام. بالإضافة إلى ذلك، إذا أنشأت كائن جديد، مثل نموذج أو تقرير أو ورقة بيانات Access جديدة، مستندة إلى استعلام، يستخدم الكائن الجديد اسم الحقل الجديد. على سبيل المثال، في حالة إنشاء عنصر تحكم لعرض الحقل الذي تم تغيير اسمه، سوف يُستخدم الاسم الجديد للحقل كاسم عنصر التحكم و تسميته التوضيحية. وعلى الرغم من ذلك، لا يتم تغيير اسم الحقل في الجدول المصدر وكذلك الحال مع النماذج والتقارير المستندة إلى الاستعلام قيل تغيير اسم الحقل.

يمكن إعادة تسمية حقل في استعلام لوصف بيانات الحقل بدقة أكثر. ويفيد ذلك بشكل خاص عند تعريف حقل محسوب جديد أو عند حساب مجموع أو عدد أو أي نوع آخر من الإجماليات على حقل موجود مسبقاً. في مثل هذه الحالات، إذا لم تدخل اسماً جديداً، يعين Microsoft Access أسماء مثل Expr1 أو SumOfOrder Amount. 
إعادة تسمية حقل

ملاحظة لا يؤثر تغيير اسم الحقل الموجود في تصميم شبكة الاستعلام في طريقة العرض ورقة بيانات الاستعلام إذا تم تعيين الخاصية تسمية_توضيحية لهذا الحقل في الجدول أو الاستعلام الأساسي.
1. قم بفتح استعلام في طريقة العرض تصميم. 
2. ضع نقطة الإدراج إلى يسار الحرف الأول من اسم الحقل الحالي في شبكة التصميم. 
3. اكتب الاسم الجديد متبوعاً بنقطتين. 


ملاحظة إذا كنت تقوم باستبدال اسم الحقلExpr1 (أو Expr2، وهكذا) الذي عيَّنه Microsoft Access تلقائياً، استبدل الاسم فقط، وليس التعبير الذي يلي النقطتين.

إذا أردت استخدام اسم الحقل الجديد لأعمدة ورقة البيانات أو التسميات التوضيحية في النماذج،والتقارير، وصفحات بيانات Access فقط، يمكن تعيين الخاصية تسمية_توضيحية للحقل بدلاً من إعادة تسمية الحقل في شبكة التصميم. 

تغيير التسمية التوضيحية لحقل
1. قم بفتح استعلام في طريقة العرض تصميم. 
2. في شبكة التصميم، انقر فوق أي مكان في العمود الخاص بالحقل الذي تريد تغيير تسميته التوضيحية، ثم انقر فوق خصائص في شريط الأدوات. 
3. في مربع الخاصية تسمية توضيحية، اكتب التسمية التوضيحية الجديدة للحقل.

إجمالي السجلات في استعلام

حساب إجمالي كافة السجلات في استعلام
1. قم بإنشاء استعلام تحديد في طريقة العرض تصميم و إضافة الجداول التي تريد استخدام سجلاتها في الحساب. 
2. قم بإضافة الحقول التي تريد تنفيذ الحسابات عليها وحدد المعايير. 
3. انقر فوق إجماليات على شريط الأدوات. يعرض Microsoft Access صف الإجمالي في شبكة التصميم. 
4. و لكل حقل في شبكة التصميم، انقر فوق الخلية الخاصة به في صف الإجمالي، ثم انقر فوق إحدى دالات التجميع التالية:Sum ،Avg، Min ، Max ،Count ، StDev أوVar أو انقر فوق الدالتين الأخريتين First و Last. 
5. إذا أردت، أدخل معايير للتأثير على نتائج العمليات الحسابية . 
6. إذا أردت، قم بفرز النتائج. 
7. انقر فوق عرض في شريط الأدوات لعرض النتائج. 

حساب إجماليات في مجموعات من السجلات في استعلام
1. قم بإنشاء استعلام تحديد في طريقة العرض تصميم ثم إضافة الجداول التي تريد استخدام سجلاتها في الحساب. 
2. قم بإضافة الحقول التي تريد تنفيذ الحسابات عليها، وحدد المجموعات، وعين المعايير. 
3. انقر فوق إجماليات على شريط الأدوات. يعرض Microsoft Access صف الإجمالي في شبكة التصميم. 
4. بالنسبة للحقل أو الحقول التي ترتد التجميع علي أساسها، اترك تجميع حسب في خلية الإجمالي. 
5. ولكل حقل تريد حسابه، انقر فوق الخلية الخاصة به في صف الإجمالي ، ثم انقر إحدى دالات التجميع التالية:Sum ،Avg ، Min ،Max،Count،StDev أو Var أو انقر فوق الدالتين الأخريتين First و Last 
6. انقر فوق عرض في شريط الأدوات لعرض النتائج. 

إذا قمت بإضافة حقل محتسب يحتوي على دالة واحدة أو أكثر من دالات التجميع إلى الاستعلام الذي تقوم فيه بحساب الإجماليات في كافة السجلات، يجب عليك تعيين خلية إجمالي للحقل المحتسب إلى تعبير.