دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور )

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور )

مقدمة عامة حول الاكسل وحيل خاصة بالاكسل

إن برنامج الاكسل هو برنامج اوراق عمل فعال كما يطلق عليه ويمكنك استخدامه لتقييم
البيانات ومراجعتها بفعالية وكذلك في احتساب الارقام ومقارنتها وانشاء تخطيطات
وتقارير احصائيه وغير احصائية.

ويتكون الاكسل من ورقات عمل تسمى الواحده منها sheet وكل ورقة بها جدول مكون 256
عمود ويرمز لها بحروفا لاتينيه و 65536 صف ويرمز لها بالارقام وطبعا 16777216 حقل
ويرمز او يعنون كل حقل بحرف العمود ورقم الصف الذان يتقاطعان في الحقل نفسه فمثلا
في عند تقاطع العمود C مع الصف 5 يسمى الحقل الذي يتم تقاطعهما فيه C5 وهكذا. وفي
الصورة التالية سوف نتعرف على بعض المسميات التي سيتم استخدامها في الدرس :

وهنا تعرفنا على بعض المسميات المستخدمة في الاكسل والان سنبدأ بتعلم بعض الحيل
التي ستسهل استخدام الاكسل :

1- مثلا لوضع مسلسل من الارقام يبدأ من الواحد وينتهي عند الخمسين او يبدأ من
الخمسين وينتهي عند الواحد او يبدأ من الخمسة وينتهي عند العشرة ولتكن الفترة بين
الرقم والرقم الاخر وحدة واحدة او غيرها من الوحدات

* وحدة واحدة اي هكذا 12345 أي ان الفرق بين الرقم والرقم الذي يليه هو واحد .

* أكثر من وحدة مثلا 3 وحدات هكذا مثلا 147 اي ان الفرق بين الرقم والذي يليه هو
ثلاثة وحدات.

لنأخذ مثالا على كيفية عمل التسلسل

مثلا لنكتب في الحقل A1 الرقم 50 ولنكتب في الحقل A2 الرقم 48 اي بفارق وحدتين عن
الرقم خمسين ونحن نريد ان نسرد التسلسل تنازليا من خمسين وحتى -20 لا نحتاج لتعبئة
كل الخانات بأنفسنا كل ماعلينا هو كتابة الرقم خمسين في الحقل A1 وكتابة 48 في
الحقل A2 ومن ثم نختار الحقل A1 ويليه الحقل A2 وسنجد في الركن الايسرالسفلي نقطة
مربعة الشكل نضغط عليها بزر الفأرة الايسر ونسحب لأسفل وسيظهر بجانب مؤشر الفأرة
الرقم الذي تصل اليه بينما انت تقوم بالسحب نستمر بالسحب حتى نصل للرقم -20 وهكذا
نكون قد عملنا مسلسل رقمي تنازلي يبدأ من الرقم 50 وحتى الرقم -20 ويقز بفترة تساوي
وحدتين ، وزيادة في الايضاح اليكم هذه الصور.

كما يمكن استخدام هذه الطريقة على تسلسل الحروف ايضا.

[b]الدرس الثاني: بعض الحيل لتسهيل برنامج اكسل

ملاحظة تابعة للدرس الاول:
بإمكاننا عمل سلسة الايام السبت الاحد ... الخ
بنفس الطريقة وكذلك بالنسبة للأشهر الشمسية والقمرية.

كذلك يمكننا نسخ قيمة واحدة تحتويها خلية واحده على مجموعة وذلك بنفس الطريقة ولكن
لانحتاج الى تعبئة حقلين في هذه الحالة يكفي ان نعبئ احد الحقول ونمسك بالنقطة
المربعه ونسحب كذلك يمكننا عملها بالنسبة لسلاسل القوت مثلا 9:00 9:30 10:00 وهكذا.

2- لانتقاء او اختيار عمودين او صفين غير متجاورين مثلا العمود A والعمود D والصف
12 يمكننا ذلك عن طريق اختيار الصف وذلك بالضغط على الحرف A في اعلى العمود ثم
الضغط على زر Ctrl والاستمرار باضغط على الزر Ctrl واختيار الحرف D والرقم 12 وبذلك
نكون قد اخترنا العمود A والعمود D والصف 12 مع انهما غير متجاورين .

3- لاضافة تعليق على حقل ما كل ماعليك هو ان تختار الحقل الذي تود اضافة التعليق
عليه وتضغط بالزر الايمن للماوس وتختار ادراج تعليق او Insert Comment وتكتب
التعليق الذي تريده مثلا :

مثلا في الصورة التالية سنضيف عند درجة الطالب عبدالله تعليق نقول فيه انه اعلى
درجة في القسم وعند الطالب سالم نقول انه اقل درجة في القسم. كما توضح الصور

ففي هذه الصورة نقوم بتعبئة التعليق

أما في الصورة هذه فيظهر التعليق بعد التعبئة
[/b]

[b][size=16][size=24][b]الدرس الثالث : بعض تطبيقات الدوال في اكسل

في البداية انا
اشوف مفيش مثل الامثلة علشان توضح الفكرة اكثر واليوم بنأخذ مثال نتعلم فيه بعض
التطبيقات على الاكسل وبنركز على بعض الدوال الرئيسية المستخدمة ف اكثر البيانات.

نفرض ان عندنا الجدول التالي

مثل ماتشوفون يحتوي على اسماء طلاب افترضت انهم بكلية العلوم الادارية ودرجاتهم في
مادة التحليل الاستثماري وفي نثال اليوم بنتعلم كيف نستخرج أعلى درجة في المادة
وأقل درجة وكذلك متوسط الدرجات ،والانحراف المعياري لدرجات جميع الطلاب عن المتوسط
،عدد الطلاب وايضا التمييز بين الناجح والراسب في المادة وعدد الناجحين وعدد
الراسبين طبعا هذه الدوال يمكن تطبيقها على جميع انواع البيانات وليس فقط الطلاب
ودرجاتهم

في البداية أمل ممن يريد تطبيق الدرس تعبئية الحقول الاساسية وهي اسم الطالب ودرجته
هذا اقل شي ليواصل التمرين على ان تكون الدرجات تتراوح مابين 50 و 100 . والان
سنبدأ بتعلم دالة (أقل قيمة وأعلى قيمة ) في مثالنا أقل درجة وأعلى درجة يفضل ان
تكون درجات الطلاب في العمود D ومابين D3 و D25 لتنطبق الدوال التي في المثال دون
الحاجة لتعديلها أو انك ستظطر الى تعديل مجال الدالة بحسب مجال الدرجات التي تضعها.

لنكتب مثلا في الحقل G3 "أعلى درجة" وفي الحقل المقابل له H3 نكتب في الحقل
=Max(D325) وكلمة Max هي دالة استخراج القيمة العظمى وصيغتها كالتالي Max(Range)
وبإمكاننا تجاوز كتابة الدالة وذلك بالذهاب الى إدراج > دالة ومن مربع الحوار نختار
الكل ونختار Max وعندما يظهر لنا مربع الحوار الخاصة بالدالة Max نختار القيم او
الدرجات وذلك عن طريق السحب بمؤشر الماوس وبذلك نكون قد إخترنا المجال او مدى القيم
التي يتم استخراج الدالة منها وفي الصور التالية زيادة في الايضاح.

بعد ذلك نكتب في الحقل G4 "أقل درجة" وفي الحقل المقابل له H4 نكتب الدالة
=Min(D325) وطبعا كلمة Min هي دالة استخراج القية الصغرى وبإمكاننا اتباع الطريقة
التي في الصور السابقة مع التغيير عند اختيار الدالة بدلا من اختيار Max نختار Min
وهكذا نكون قد استخرجنا القيمة الصغرى والكبرى من درجات الطلاب
[/size][/b][/b][/size]

[size=24][b]تابع الدرس الثالث ...

الان سنتعلم كيف نستخرج المتوسط (متوسط درجات الطلاب ) لنذهب الى الحقل G5 ونكتب "
متوسط الدرجات" ونذهب للحقل المقابل له H5 ونكتب الدالة التالية =Average(D325)
اوبإتباع نفس الخطوات السابقة

وبعد ذلك سنتعلم كيفية استخراج الانحراف المعياري لدرجات جميع الطلاب عن المتوسط
وذلك بإستخدام الدالة STDEVP فنذهب للحقل G6مثلا ونكتب فيه الانحراف المعياري ونذهب
بعد ذلك الى الحقل H6 نكتب فيه الدالة =STDEVP (D34) أو نتبع الطريقة الموضحه في
الصور السابقة مع تغيير مايلزم

والان سنتعلم كيف نستخرج عدد الطلاب أو عدد القيم وهنا لدينا خيارين إما ان نجعل
الدالة تعد قائمة اسماء الطلاب او تعد قائمة درجاتهم ولنبدأ بالدالة التي تعد حقول
درجات الطلاب وصيغتها كالتالي =count(D325) او نتبع اسلوب الصور مع تغيير مايلزم
ايضا ، أما في حالة اردنا عد الاسماء فلن نستخدم الدالة نفسها لان الدالة السابقة
لا تعد الا الارقام فقط اي لا تعد **** والقيم المنطقية وغيرها ، ففي حالة اردنا
العد عن طريق قائمة الاسماء نضيف الحرف a على كلمة Count فتصبح الدالة كالتالي
Counta(A3:A25) وبهذا يتم العد عن طريق الاسماء ويمكننا اتباع الخطوات الموضحه في
الصور مع تغيير مايلزم ايضا.

أما الان سنتعلم كيف نصنف الطلاب الى مجموعتين بحسب درجاتهم مجموعة الناجحين
ومجموعة الراسبين . وهنا سنستخدم دالة شرطية ولكن قبل البدء في ذلك نضع عمود جدد
ونضع عنوان الحالة مثلا بجانب عمود الدرجات.

بعد عمل ذلك يجب نذهب لاول حقل في الحالة نضع الدالة التالية
=IF(D3>60;"PASS";"FAIL") وهنا سأشرح هذه الدالة لانها الهم في وجهة نظري

كلمة IF تعني اذا

D3>60 وها هو الشرط وقد افترضت ان درجة النجاح هي 60 فوضعت الشر اي اذا ان الدرجة
الموجوده في الحقل D3 أعلى من الدرجة 60

;"PASS" وتعني انه اذا تحقق الشرط ضع كلمة PASS والتي تعني اجتياز المادة ( النجاح
)

;"FAIL" وتعني اذا لم يتحقق الشرط ضع كلمة FAIL وتعني سقوط او رسوب الطالب في
المادة

بعد ان تكتب الصيغة السابقة في الحقل المجاور لدرجة الطالب الاول عليك ان تسحب
النقطة مربعة الشكل التي في زاوية الحقل ، تسحب حتى تصل اخر حقل تريد تعبئته
بالصيغة نفسها

وفي الصورة التالية ايضاح اكثر

أما الان سنتعرف على دالة العد المشروطه فمثلا سنستخرج من البيانات الموجوده كم عدد
الطلاب المجتازين للمادة وكم عدد الراسبين فيها ، فلنذهب الى G7 ونكتب " عدد الطلاب
الناجحين " ونذهب بعدها الى H7 نضع الدالة التالية =countif(E3:E25;"PASS") وبهذا
نستخرج عدد الطلاب الناجحين اما بالنسبة للرابين فتكون الدالة
=countif(E3:E25;"FAIL") وطبعا في المثال كان مجال عمود الحالة من E3 إلى E25
[/b][/size]

الدرس الرابع: إنشاء دالة خاصة لاستخراج النسبة المئوية وخاصية الترتيب

في البداية أود أن أشكر كل من قرأ الدروس السابقة درس اليوم كما يوضحه العنوان بخصوص خاصية الترتيب (Sort) وكذلك إنشاء دالة خاصة لاستخراج النسبة المئوية:
1- في البداية ننشئ أربعة أعمدة العمود الأول يحتوي على أسماء الطلاب والعمود الثاني على درجاتهم والعمود الثالث على النسبة المئوية والعمود الرابع على الأسماء التي نرغب ترتيبها حسب النسبة المئوية
(كما هو موضح في الصورة أدناه).

2- ندخل أسماء الطلاب في العمود الأول وتقابلها درجاتهم في العمود الثاني كما في الصورة التالية.

3- الآن ننشئ الدالة ( دالة احتساب النسبة المئوية ) في أول خانة ( حقل ) في العمود الثالث أي الحقل C2 كما في مثالنا هذا. والدالة هي عبارة عن الصيغة التالية الموجود بين القوسين بدون القوسين ( =B2/1800*100 ) حيث:
• B2 هي خانة الدرجة المجاورة للحقل C2 بمعنى أنها هي الدرجة التي نرغب في احتساب النسبة المئوية لها.
• 1800 هي الدرجة العظمى ( القصوى ) أي أعلى درجة يمكن أن يحصل عليها الطالب.
• 100 هذا ثابت لاحتساب النسبة المئوية وبدونه تكون النسبة مابين صفر وواحد.
والصورة التالية توضح أكثر:

بعد ذلك نسحب من الزاوية السفلى من اليسار للحقل C2 حتى نصل إلى الحقل C17 ثم نتوقف عن السحب وستظهر النسب المئوية لجميع الطلبة.( كما هو موضح في الشكل التالي)

بعد ذلك نختار كل العمود من دون العنوان طبعا ( أي كل النسب المئوية الموجودة). ثم ( نعمل نسخ وذلك من قائمة Edit>Copy) أو نضغط على Ctrl+C معا، ونبقي الاختيار في مكانه ونذهب إلى Edit>Paste Special>Value ثم نضغط OK وستظهر القيم نفسها ولكن نحن بذلك نكون قد تخلصنا من صيغة المعادلة ( معادلة احتساب النسبة المئوية وثبتنا نتائجها فقط بدون العبارة أو الصيغة ) والشكل التالي يوضح أكثر:

بعد أن نضغط على الزر Ok في مربع الحوار (Paste Special) ونعود إلى ورقة العمل نضغط على الزرEnter مرة واحدة فقط لنلصق البيانات في نفس مكانها.
بعد ذلك ننسخ الأسماء نسخ عادي ونلصقها إلصاق عادي في العمود D.
4- الآن سنتعلم كيفية الترتيب، في البداية نختار العمودين C وD بدأ من الحقل D2 وحتى C17 ثم نذهب إلى Data>Sort أو بيانات > ترتيب، وبعد ذلك سيظهر لنا مربع حوار في البداية نذهب لأسفل مربع الحوار ونختار No Header أي أن الأعمدة التي اخترتها لا تحتوي رؤوس أو عناوين لها ( أي أنها قيم فقط ) بعد ذلك نختار في الخيار الأول Sort By Column C Descending Then by Column D Descending وهذا يعني ( رتب حسب العمود C تنازليا ثم حسب العمود D تنازليا ) واختيار تنازليا أو تصاعديا يكون حسب رغبتنا فإذا أردناه أن يبدأ بالقيمة الكبرى ثم الصغرى وهكذا نضع تنازليا وإذا أردناه أن يبدأ بالصغرى ثم العظمى نضع تصاعديا.
وفي الشكل التالي إيضاح أكثر:

بعد ذلك سوف يتم الترتيب من الأعلى للأسفل بحسب النسبة المئوية. ولكن لاحظ(Notice) ترتيب النسب لا يرتبط بترتيب الاسماء والدرجات في العمودين الأولين بل يرتبط بترتيب الأسماء في العود الاخير أي انه في مثالنا السابق أحمد لم يحصل على 100% بل صقر هو الذي حصل على 100% وكانت درجة أحمد 1425 بينما درجة صقر 1800 ونسبة أحمد هي 79.66667% .
وهذه هي نتيجة المثال بعد تطبيق بعض التنسيقات عليه وقد قسمته إلى نصفين اسم الطالب ودرجته يمين ونسبة الطالب واسمه يسار:

إنشاء قائمة في مصنف إكسل

إليك طريقة للوصول إلى ورقات العمل سريعاً.

[size=18]إذا كنت مثل معظم مستخدمي مايكروسوفت إكسل، فإنك ربما تملك مجموعة من الجداول الممتدة التي تتعامل معها كثيراً، لكنك تضطر إلى الانتقال في أشجار الأدلة كي تجد كلاً منها، ما يسبب لك الملل. توجد طريقة ممتازة لوضع جميع ملفات العمل قرب أطراف أصابعك، و هي إنشاء قائمة مصنف عمل (Workbook) ترتبط بجميع الملفات التي تستخدمها، بحيث تصبح مسألة فتح الملف مجرد النقر على أيقونته أو وصفه.
القوائم وسيلة جيدة في بيئة المكتب، حيث يتشارك العديد من المستخدمين، وحتى بعض المستخدمين المؤقتين على التعامل مع المصنفات. ولأن قائمة المصنف تظهر أينما يتم فتح إكسل، فإنه لا حاجة بالمستخدم أن يعرف أين توجد الملفات فعلياً، ويمكنه البدء بالتعامل معها مباشرة.
قائمة المصنف هي ببساطة مصنف إكسل طبيعي مفصل حسب الطلب كي يبدو شبيه بالقائمة، أكثر من المصنف. وتستخدم وصلات متشعبة في المصنف لربط الملفات التي تفتحها بشكل متكرر، ويمكن أن تربطها بالصور أو النصوص أو كليهما معاً. تتصرف قائمة المصنف وكأنها صفحة ويب، ويمكن أن تحتوي على وصلات إلى ملفات أخرى، مثل وثائق وورد، أو صفحات ويب.
لإنشاء قائمة مصنف، افتح مصنفاً جديداً، وأزل جميع الورقات (sheets) فيه باستثناء الورقة الأولى مستخدماً "تحرير|حذف ورقة" (Edit|Delete Sheet)، ثم كبر ورقة العمل إلى الحد الأقصى لملء نافذة إكسل، ونظّف العرض باختيار لسان التبويب "أدوات|خيارات|عرض" (Tools|Options|View)، وإزالة اختيار مربعات اختيار "رؤوس الصفوف والأعمدة" (Row & column)، و"خطوط الشبكة" (Gridlines)، و"شريط التمرير الأفقي" (Horizontal scroll bar)، و"شريط التمرير العمودي" (Vertical scroll bar)، و"علامات تبويب الأوراق" (Sheet tabs). ويمكنك أن تجعل الصفحة أكثر جاذبية بإضافة صورة خلفية، من "تنسيق|ورقة|خلفية" (Format|Sheet|Background)، واختيار صورة من قرصك الصلب، أو يمكنك أن تستخدم زر "لون التعبئة" (Fill Color)، على شريط الأدوات "تنسيق" (Formatting)، لاختيار لون معين للأرضية.
تمثل الأيقونات أو الصور طريقة سهلة للتعرف على الملفات ثم تحميلها. أضف صورة إلى ورقة العمل لكل ملف تريد أن تفتحه منها، ويمكنك أن تجلب الصورة من مجموعة clip-art المتوفرة لديك، أو من قرصك الصلب. بعد أن تختار الصورة، احفظ المصنف إذا لم تكن فعلت بعد، واحفظ أيضاً الملفات التي تريد أن تفتحها من القائمة.

أنشئ ارتباطاً تشعبياً من صورة إلى أول ملف مصنف تريده. ولعمل هذا في إكسل 2002، اختر الصورة بالنقر عليها، ثم اختر "إدراج|ارتباط تشعبي" (Insert|Hyperlink)، وانقر على "ملف موجود أو صفحة ويب موجودة" (Existing File or WebPage)، ثم انقر على زر "استعراض بحثاً عن ملف" (Browse for File)، وابحث عن المصنف، ثم انقر على "موافق" (OK). ولفتح ورقة معينة أو مجال مسمى، اختر "إشارة مرجعية" (Bookmark)، ثم اختر الاسم (أو المجال المسمى في المصنف)، وانقر على "موافق" (OK). انقر على "تلميح الشاشة" (ScreenTip)، وأدخل النص الذي تريد أن تظهره عندما يقف مؤشر الماوس على الصورة، ثم انقر على "موافق" (OK)، ثم على "موافق" (OK) مرة أخرى لإنهاء الخطوة. كرر هذه الخطوة لإضافة وصلات إلى الصور الأخرى الموجودة في المصنف الخاص بك.
إذا كنت تستخدم إصداراً أقدم من برنامج إكسل، تستطيع اتباع إجراء مشابه جداً. في إكسل 2000، اختر "ملف موجود أو صفحة ويب موجودة" (Existing File or WebPage)، وانقر على زر "ملف" (File)، أو تصفح للوصول إلى ملف المصنف المطلوب واختره، ثم انقر على "موافق" (OK). استخدم زر "إشارة مرجعية" (Bookmark) لاختيار موقع في الملف، وزر "تلميح الشاشة" (ScreenTip) لإضافة تلميح. اختر في إكسل 97، "ارتباط إلى ملف أو URL" (Link to file or URL)، وانقر على "استعراض" (Browse) لإيجاد الملف، ثم انقر على "موافق" (OK). ولربط الصورة مع موقع مسمى في الملف، انقر على "موقع مسمى في الملف (Named ******** in file)، ثم على "استعراض" (Browse)، واختر الموقع ثم انقر على "موافق" (OK).
إذا كنت تفضل استخدام نص بدلاً من صورة، تستطيع اتباع الخطوات ذاتها تقريباً. أدخل وصفاً لمصنف في خلية، ثم أنشئ وصلة تشعبية بالطريقة ذاتها، التي تنفذ على الصور. عدّل هيئة وصلات النص، باختيار "تنسيق|نمط" (Format|Style)، واختر من اللائحة المنسدلة "اسم النمط" (Style) الاسم Hyperlink، وانقر على "تعديل" (Modify)، ثم أجر تغييراتك من الخيارات المعروضة.

الأفضل أخيراً أن تحمي الورقة والمصنف، بحيث لا يعدل قائمتك أحد بالصدفة. لفعل هذا اختر "أدوات|حماية|حماية ورقة" (Tools|Protection|Protect Sheet)، وانقر على "موافق" (OK)، ثم اذهب إلى "أدوات|حماية|حماية مصنف" ( Tools|Protection|Protect Workbook)، ضع إشارة على مربعات الاختيار "البنية" (Structure)، و"الإطارات" (Window )، وانقر على "موافق" (OK)، وما لم تكن بحاجة فعلاً إلى كلمة سر، لا تعيّنها, سيفتح هذا الملف تلقائياً كلما فتحت برنامج إكسل إذا وضعت له اختصاراً في مجلد XLStart، لإكسل (وهو موجود في المسار C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10 بالنسبة لإكسل 2002، أو انظر في الملف C:Program FilesApplication DataMicrosoft Excel".
احفظ الملف الذي أنشأته، واختبر كل وصلة بالنقر عليها لفتح الملف المرتبط بها. وإذا فتحت ملفاً باستخدام القائمة، ثم أغلقته، سيغلق ملف القائمة أيضاً. لتجنب هذا استخدم المفتاح "السابق" (Back) الموجود على شريط أدوات ويب للعودة إلى قائمة المصنف واختيار مصنف آخر. وستظهر قائمة المصنف أيضاً في قائمة الملفات أسفل قائمة ويندوز.

[/size]

كيفية نسخ الصفحات في برنامج الاكسل

[size=16][size=18][size=16][size=24]
لنتعرف أولا ما هو برنامج الاكسل

هو برنامج خاص يقوم بعمليات الجداول الحسابية وهو مفيد جدا ويدخل في صميم عملك الشخصي او التجاري.

في هذا الدرس سنتعرف على عملية نسخ الصفحات وترتيبها في هذا البرنامج .

ويسمح لك هذا البرنامج ان تنسخ المئات من الصفحات التي سوف تستخدمها في الملف الواحد ( اي المستند الذي تعمل عليه ).

الفكرة التي سوف أطرحها عليكم كي يتم استيعاب الدرس بشكل الصحيح هو :-

فرضا اني اقوم بعمل احصائية يومية خاصة بحضور وغياب العاملين ونحتاج الى الكثير من الصفحات في المستند الذي تعمل عليه لانك تستخدمة بشكل يومي وهنا مربط الفرس ومن هنا ننطلق ونتمتع بهذا البرنامج المبهر

1-قم بفتح برنامج الاكسل excel .

صورة 1:

2-نقف عند الارقام الموجودة في اسفل الصفحة كما هو موضح في الصورة ونضغط على اي من الاقام الموجودة في الاسفل من جهة اليمين للماوس ونختار امر إدراج .

صورة 2:

3-بعد اختيارك للأمر ادراج سوف تظهر لك هذه النافذة وتسألك هل تريد ورقة عمل جديدة نحن نقول نعم في تلك الحالة ونضغط على موافق .

صورة 3:

4-سوف تدرج لك الصفحة الجديدة ولكن لو تلاحظ انها غير مرتبة في هذي الحالة يجب عليك ترتيبها وهو ان تقف عند رقم (4 ) وتضغط عليه من جهة اليمين وتختار امر نقل أو نسخ .

صورة 4:

5 -وبعد ذلك تفتح معك نافذة اسمها نقل أو نسخ وتختار منها امر نقل الي نهاية الرقم الاخير حتي يتم ترتيب الصفحات (1-2-3-4-5-6 ....إلخ ) ثم بعد ذلك نضغط موافق.

صورة 5:

6 -وسوف تترتب معك الصفحات (1-2-3-4-5...الخ ) ولو احببت ان تغير الاسماء من ارقام الى كلمات فإليك الطريقة هذه انك تقف عند اي رقم وتضغط عليه من جهة اليمين وتختار امر إعادة تسمية

صورة 6:

7 -ويظهر لك هذا الشكل النهائي لهذا الدرس

صورة 7:

[/size][/size][/size][/size]

كيفية عمل تخطيط بياني

[size=16][size=18][size=16][size=24]
[size=16][size=18][size=16][b][size=24]
حنتعرف اليوم على طريقة عمل التخطيط البياني الذي يدعم لك شكل عملك في الجدول ويوضحه لك بشكل اعمق

1-قم بفتح برنامج الاكسل واكتب محتويات جدولك ثم تذهب الي قائمة إدراج وتختار امر تخطيط مثل ما هو موضح لك بالصورة .

2-بعد ذلك تظهر لك هذه النافذة وهي معالج التخطيطات (هذه النافذة تسألك ما مو شكل الرسم البياني الذي يريحك ويخدم عملك ) اما عن نفسي اخترت اول شكل ثم بعد ذلك تضغط امر التالي .

3-ثم بعد ذلك تظهر نافذة تبين لك الشكل الذي اخترته لعمك ثم تضغط على زر التالي .

4 -ثم بعد ذلك تظهر لك هذه النافذه كي تضع عنوان للمخطط البياني وللمحور السيني والمحور الصادي مثل ما هو موضوح بالرسم ثم تضغط على زر التالي .

5 -ثم بعد ذلك تظهر لك نافذة تسألك اين ستضع المخطط البياني في صفحة مستقله ام في الصفحة الموجود فيها جدولك وانا اخترت الامر الموجود في الصورة .

6-وهذا هو الشكل النهائي للعمل

[/size][/size][/size][/size][/size][/size][/b][/size][/size]

التعامل مع مكونات مصنف الاكسل
[size=16]
[size=18]
يجب أن يتعرف القارئ قبل كل شيء على كيفية التعامل مع مكونات مصنف الاكسل وذلك حتى يتسنى له متابعة الدروس والتعامل مع البرنامج بسهولة و مرونة أكثر .

يتكون ملف (مصنف) الاكسل من عدد محدد من أوراق العمل ، وكل ورقة عمل تتألف من 16777216 خلية ، وكل خلية منها تتحدد بتقاطع سطرها و عامودها ، وسوف نورد في هذا الدرس الطرق التي نستطيع بها التعامل مع وتحرير مكونات مصنف الاكسل

أولاً : التعامل مع أوراق العمل :

بالنقر بالزر الأيمن للفأرة على علامة تبويب ورقة العمل (الموجودة في أسفل الورقة) تظهر لدينا القائمة التالية :

القائمة الموجودة في الشكل السابق تتضمن مجموعة من الخيارات :

1. الخيار Insert : لإدراج ورقة عمل جديدة

2. الخيار Delete : لحذف ورقة العمل المحددة

3. الخيار Rename : لتغير اسم ورقة العمل المحددة ، ويمكن الحصول على هذا الخيار مباشرة بالنقر بالزر الأيسر للفأرة على علامة التبويب نقرتين متباعدتين

4. الخيار Select All Sheets : لتحديد كافة أوراق العمل في المصنف

5. الخيار Tab Color : لتلوين علامة التبويب

6. الخيار View Code : لإظهار كود الفيجوال بيسك (سنتعرف على هذا الخيار في دروس لاحقة)

7. الخيار Move or Copy : لنقل أو نسخ ورقة العمل المحددة ، بالضغط على هذا الخيار تظهر لدينا النافذة التالية :

في الخيار To book نختار مصنف العمل الذي نريد نسخ أو نقل ورقة العمل إليه

في الخيار Before sheet نحدد ورقة العمل التي نريد وضع الورقة المنسوخة أو المنقولة أمامها مباشرة

يجب علينا تحديد المربع Create a copy إذا أردنا نسخ ورقة العمل ، أما إذا أردنا نقل ورقة العمل فإنه يتوجب علينا إزالة تحديد المربع Create a copy

نضغط على الزر OK لإتمام عملية النسخ أو النقل ، أو على الزر Cancel للتراجع

يمكن إجراء عملية النقل يدوياً وذلك بإمساك علامة التبويب و إفلاتها في المكان المرغوب :

أما إذا كنا نريد نسخ ورقة العمل فنمسك عندئذ بعلامة التبويب ونضغط باستمرار على المفتاح Ctrl فتظهر إشارة ( + ) على رمز الورقة ، نقوم عندها بالإفلات في المكان المرغوب

والآن إذا أردنا إجراء العمليات السابقة على مجموعة من أوراق العمل دفعة واحدة فماذا نفعل؟

لتحديد مجموعة من أوراق العمل المتتابعة ، نقوم بتحديد ورقة العمل الأولى (وذلك بالنقر بزر الفأرة الأيسر مرة واحدة على علامات التبويب) و نضغط باستمرار على الزر Shift ومن ثم نحدد ورقة العمل الأخيرة فتتحدد كافة الأوراق المحصورة بين هاتين الورقتين

أما إذا كنا نريد تحديد مجموعة من أوراق العمل الغير متتابعة ، نقوم بالضغط باستمرار على الزر Ctrl ونحدد أوراق العمل المرغوبة

ثانياً : التعامل مع الخلايا :

الآن وبعد أن تعرفنا على عمليات التحرير المختلفة المنفذة على أوراق العمل ، ننتقل إلى تعلم الأمر ذاته ولكن في هذه المرة على مكونات تلك الأوراق...

لتحديد مجموعة من الخلايا المتجاورة نقوم بالضغط باستمرار بزر الفأرة الأيسر على الخلية الأولى ونسحب فيتوسع التحديد ليشمل الخلايا المرغوبة :

نستطيع القيام بالعملية السابقة بطريقة أخرى ، وذلك بأن نقوم بتحديد الخلية الأولى و نضغط باستمرار على الزر Shift ومن ثم نحدد الخلية الأخيرة فتتحدد كافة الخلايا المحصورة بين هاتين الخليتين . أما إذا كنا نريد تحديد مجموعة من الخلايا الغير متجاورة ، نقوم بالضغط باستمرار على الزر Ctrl ونحدد الخلايا المرغوبة

لتحديد كافة الخلايا الموجودة في ورقة العمل ، نضغط على مفتاحي Ctrl+A أو ننقر بزر الفأرة الأيسر مرة واحدة على المربع الصغير الموجود في الزاوية العليا لورقة العمل :

لتحديد صف كامل نضع مؤشر الفأرة فوق رقم الصف فيتحول المؤشر إلى سهم وحيد الاتجاه ، نضغط بالزر الأيسر للفأرة مرة واحدة فتتحدد كافة الخلايا الموجودة في ذلك الصف ؛ أما إذا كنا نريد تحديد عدد من الصفوف المتجاورة فنحدد الصف الأول ونضغط باستمرار على الزر Shift ونحدد الصف الأخير ، فتتحدد كافة الخلايا المحصورة بين الصفين الأول و الأخير :

يمكن تنفيذ العملية السابقة بالنقر (بواسطة زر الفأرة الأيسر) باستمرار على رقم الصف والسحب إلى الأسف حتى يتوسع التحديد ليشمل الصفوف الأخرى

ملاحظة:

يمكن تحديد الأعمدة بنفس الطريقة التي قمنا بها بتحديد الصفوف

لتحديد مجموعة من الصفوف و الأعمدة المتفرقة و المتباعدة ، نضغط باستمرار على الزر Ctrl ونحدد الصفوف و الأعمدة المرغوبة :

والآن بعد تحديد الصف (أو العامود) نضغط بزر الفأرة الأيمن على المنطقة المحددة (المظللة) فتظهر لدينا القائمة التالية :

هذه القائمة تحتوي على عدد من الخيارات :

1. الخيار Insert : لإدراج صف (أو عامود)

2. الخيار Delete : لحذف الصف (أو العامود) المحدد

3. الخيار Clear Cells : لمسح قيم الخلايا المحددة

4. الخيار Column Width أو Row Height : لتحديد ارتفاع الصف (أو عرض العامود) ، عند الضغط فوق هذا الخيار تظهر نافذة تطلب منا تحديد ارتفاع الصف (أو عرض العامود) بالبكسل :

يمكن الاستعاضة عن هذا الخيار وذلك بوضع مؤشر الفأرة على حافة الصف (أو العامود) فيتحول شكل المؤشر إلى سهمين متقابلين ، نضغط باستمرار بزر الفأرة الأيسر ونسحب لتوسيع السطر (أو العامود) :

5. الخيار Hide : لإخفاء الصف أو العامود المحدد ، في الشكل التالي أخفينا العامود C :

6. الخيار Unhide : لإظهار الصف أو العامود المخفي ، لإظهار العامود C (المخفي) نحدد العامودين الواقعين على طرفي العامود C ونختار الخيار Unhide فيظهر العامود C من جديد :
[/size][/size]

[size=16][size=18]يقوم المرجع بتعريف خلية أو نطاق من الخلايا الموجودة في ورقة العمل ، ويستخدم المرجع في مختلف الصيغ و الدوال

أمثلة :

=A4*8

صيغة تعمل على إظهار حاصل ضرب القيمة الموجودة في الخلية A4 بالعدد 8

=SUM(S4:K7)

دالة تستخدم لإظهار مجموع القيم المحصورة بين الخليتين S4 و K7

ملاحظات :

ـ يجب وضع إشارة = في بداية أي صيغة أو دالة ، وذلك حتى يتسنى للاكسل تميزها عن القيم و العناوين

ـ لا يقوم الاكسل بعرض الصيغ و الدوال بل يعرض نتيجتها ، على سبيل المثال إذا قمنا بإدخال صيغة لجمع العددين 5 و 7 فإن الاكسل يبقي عليها ويعرضها في شريط الصيغة عندما يتم تحديد الخلية ، بينما يقوم بإظهار النتيجة 12 في الخلية نفسها

هناك عدة أساليب للدلالة على المراجع ، نوردها فيما يلي :

أولاً : ترميز A1

يستخدم الاكسل افتراضيًا نمط المرجع A1 ، والذي يشير إلى الأعمدة بواسطة أحرف (من A إلى IV ، بإجمالي 256 عمودًا) وإلى الصفوف بواسطة أرقام (من 1 إلى 65536) . حيث تتم الإشارة إلى خلية ما بإدخال حرف العمود متبوعاً برقم الصف .

إذا كنت تريد كتابة مراجع في صيغك باستخدام هذا الترميز ، فإنك ستستخدم إحدى الأساليب المتبعة في الأمثلة التالية:

ـ المرجع F2 يستخدم للإشارة إلى الخلية في العامود F و الصف الثاني

ـ النطاق R4:R12 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا في العامود R و الصفوف من الرابع إلى الثاني عشر

ـ النطاق C6:Q6 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا في الصف السادس و الأعمدة من C إلى Q

ـ النطاق D10:E15 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا في الأعمدة من D إلى E ، و الصفوف من العاشر إلى الخامس عشر

ـ النطاق 7:7 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصف السابع

ـ النطاق 7:10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من السابع إلى العاشر

ـ النطاق B:B يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في العمود B

ـ النطاق B:F يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من B إلى F

ـ النطاق A1:C7 B311 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا B3:C7 الناتج عن تقاطع النطاقين السابقين

ملاحظة :

ـ النطاق هو مرجع مؤلف من مجموعة خلايا متجاورة أو متباعدة

هناك دالة INDIRECT تستخدم لإرجاع نطاق محدد بواسطة سلسلة نصية ، وأهميتها تتلخص في إمكانية تغيير مرجع معين (في أي صيغة أو دالة) من قبل المستخدم دون الحاجة لتغيير الصيغة أو الدلة نفسها . لنقم بعمل المثال التالي :

نلاحظ إمكانية إرجاع قيمة أي خلية بإدخال رقم صفها وترتيب عامودها ، وبالنظر إلى شريط الصيغة في الشكل السابق نلاحظ استخدام العلامة & لدمج السلسلتين النصيتين .

ثانياً : ترميز R1C1

في النمط RICI يشير الاكسل إلى موقع خلية معينة بالحرف R يتبعه رقم الصف و الحرف C يتبعه رقم العمود

لتشغيل نمط R1C1 و استخدامه في الصيغ لا بد أن تقوم بما يلي :

1. انقر فوق الخيار Options من القائمة Tools ، و من ثم انقر فوق علامة التبويب General .

2. تحت Settings ، حدد خانة الاختيار R1C1 reference style . انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :

إذا كنت تريد كتابة مراجع في صيغك باستخدام هذا الترميز ، فإنك ستستخدم إحدى الأساليب المتبعة في الأمثلة التالية:

ـ المرجع R2C4 يستخدم للإشارة إلى الخلية في العامود الرابع و الصف الثاني

ـ النطاق R يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الحالي

ـ النطاق R5 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الصف الخامس

ـ النطاق R:R2 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من الصف الحالي إلى الصف الثاني

ـ النطاق R3:R6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من الثالث إلى السادس

ـ النطاق C يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الحالي

ـ النطاق C3 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا العامود الثالث

ـ النطاق C:C4 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من العامود الحالي إلى العامود الرابع

ـ النطاق C7:C10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من السابع إلى العاشر

ـ النطاق R1C1:R9C6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الموجودة في النطاق المحصور بين الخلية الواقعة في الصف الأول و العامود الأول و الخلية الواقعة في الصف التاسع و العامود السادس

ـ النطاق R1C1:R10C5 R4C3:R16C8 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا R4C3:R10C5 الناتج عن تقاطع النطاقين السابقين

ملاحظة :

ـ هناك بعض الأساليب المعقدة في كتابة المراجع باستخدام نظام الترميز R1C1 نترك شرحها للدرس القادم
[/size][/size]

ثالثاًً : تعريف المرجع باسم محدد

وهي طريقة عملية تسمح لك بتعريف مجموعة من الخلايا تحت اسم محدد ، وتظهر فائدتها بأنها تتيح لك تسمية النطاقات المختلفة بأسماء تدل عليها وبالتالي فهي تسهل عليك كتابة الصيغ المختلفة و فهمها ، هذا فضلاً عن تخلصك من عناء كتابة الصيغ المعقدة و الطويلة

ولكي تستطيع استخدام هذه الميزة في الصيغ يجب عليك قبل كل شيء القيام بما يلي :

1. انقر فوق الخيار Options من القائمة Tools ، و من ثم انقر فوق علامة التبويب Calculation

2. تحت Workbook options ، حدد خانة الاختيار Accept labels in formulas . انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_3

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_3

ولتوضيح الفكرة نقوم برسم الجدول التالي :

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_4

نحدد الخلايا الأربعة و التي تمثل (جدلاً) عناصر التكاليف الثابتة لمنشأة معينة ، و نقوم بتسمية النطاق المحدد (و المكون من الخلايا الأربعة) و ذلك عن طريق إدخال اسم هذا النطاق في المستطيل الموجود على يسار شريط الصيغة ، كما هو موضح في الشكل السابق

هناك طريقة أخرى لتسمية النطاق ، وذلك عن طريق النقر فوق قائمة Insert واختيار Name ومن ثم اختيار Define ، حيث تظهر لك نافذة أدخل فيها اسم النطاق و اضغط OK

والآن لنقم بإدخال اسم النطاق الجديد في الصيغ . في المثال المبسط السابق نحتاج للدالة SUM من أجل حساب مجموع عناصر التكاليف الثابتة :

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_5

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_5

في الشكل السابق نلاحظ (من خلال النظر إلى شريط الصيغة) أننا كتبنا الدالة Sum بالطريقة

=SUM(fc)

بدلاً من الطريقة

=SUM(D3;B6;D9;F6)

، و لك الحكم مابين الطريقتين السابقتين .

ويجب عند تسمية النطاقات المختلفة الأخذ ببعض الاعتبارات من بينها :

1. يجب أن يكون الحرف الأول من الاسم حرفاً أبجدياً أو يكون خط التسطير السفلي ( _ )

2. لا يمكن أن تكون الأسماء هي نفس مراجع الخلايا ، مثل G$4 أو R3C5

3. لا يمكنك استخدام الفراغات في تسمية النطاقات

4. يمكن أن يتكون الاسم من 255 حرفاً كحد أقصى

5. لا يفرق الاكسل بين الأحرف اللاتينية الكبيرة و الصغيرة في الأسماء

والآن بفرض أننا كتبنا الدالة السابقة بالطريقة

=SUM(D3;B6;D9;F6)

ومن ثم قمنا بتسمية النطاق السابق بالاسم fc . ماذا يجب أن نعمل من أجل تحويل الدالة السابقة إلى الشكل

=SUM(fc)

. هل يجب أن نقوم بكتابة الدالة مرة ثانية؟ ، و هل هذا هو الحل المقبول في حالة وجود مئات الدوال الأخرى التي نريد إجراء نفس التحويل عليها؟!

نستطيع حل هذه المشكلة بطريقة بسيطة ومختصرة ، وتتلخص بما يلي :

1. نقوم بتحديد الخلايا التي تحتوي على الصيغ التي نريد إجراء التحويل عليها (أي نريد كتابة الصيغ فيها بدلالة أسماء النطاقات وليس بالطريقة التقليدية) .

2. ننقر فوق القائمة Insert و نختار Name ومن ثم نختار Apply ، فتظهر لنا نافذة نختار منها أسماء النطاقات التي نريد إدراجها في الصيغ ومن ثم نضغط OK .

والآن ماذا نفعل إذا نسينا أسماء النطاقات التي قمنا بتسميتها أو إذا كنا نريد تحديد أو الانتقال إلى خلايا ونطاقات ذات مواصفات معينة ؟

من القائمة Edit نختار Go To فتظهر النافذة التالية :

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_6

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_6

نلاحظ وجود قائمة بأسماء النطاقات ، نحدد النطاق المرغوب ونضغط OK للانتقال إليه ، أو نكتب المرجع أو اسم النطاق في المربع Reference ونضغط OK

للانتقال إلى مراجع تحتوي على معلومات محددة نضغط فوق الزر Special فتظهر لدينا النافذة التالية :

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_7

دورة تديبية مبسطه في برنامج excel (شرح + صور ) M3_7

نختار نوع البيانات التي نبحث عنها ونضغط OK

مقدمة في الصيغ

يقدم لنا الاكسل إمكانية كبيرة ومهمة لإجراء العمليات الحسابية على بيانات معينة مكتوبة مسبقاً وذلك عن طريق ما يسمى بالصيغ ، والصيغة Formula هي العلاقة القائمة بين كل من المراجع و الثوابت والتي تظهر نتيجتها كقيمة للخلية ، و هي معادلة تبدأ حتماً بإشارة يساوي ( = ) و إلا فتعتبر جملة حرفية :

نلاحظ من الشكل السابق أن الاكسل استطاع التعرف على صيغة "حساب حجم المكعب" في الخلية B6 وظهرت نتيجتها (81900) كقيمة لهذه الخلية ، و لكنه لم يستطع التعرف على ذات الصيغة في الخلية D6 وذلك بسبب عدم وضع إشارة المساواة في بداية تلك الصيغة ، حيث تعرف عليها على أنها نص B3*C3*D3 . ونلاحظ من الشكل السابق أن الصيغة تظهر في شريط الصيغة فقط ، أما نتيجتها فتظهر على الخلية التي تحتوي على هذه الصيغة ، وهذه النتيجة إما أن تكون نتيجة عددية أو نصية أو رمز خطأ معين (إذا كان هناك خطأ)

الصيغ إما أن تكون علاقة رياضية عادية (عملية حسابية معينة كالجمع و الطرح و الضرب و التقسيم ...الخ) ، مثال :

=(G8*U7)/125

أو تكون دالة Function ، مثال :

=MAX(R4:T8)

وقد تكون مزيج من النوعين ، مثال:

=(G8*U7)/INT($D$4)

بشكل عام فإن الصيغة تتكون من العناصر التالية :

1.الثوابت:

هي عبارة عن : الأرقام - التواريخ - النصوص ، وهذه الثوابت لا تتأثر بعملية التعبئة...

2. المراجع :

و قد تكون مراجع نسبية أو مطلقة ، وقد تكون في نفس ورقة العمل أو في ورقة عمل أخرى أو حتى في مصنف آخر (كما رأينا في الدروس السابقة)

ملاحظة:

أثناء كتابة الصيغ ، يمكننا إدراج المراجع (والتي تمثل متحولات في هذه الصيغ) بكتابة رمزها مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو تحفيزها باستخدام الفأرة على ورقة العمل وهذا قد يكون الأفضل :

نلاحظ من الشكل السابق كيف أننا نستطيع إضافة المراجع في الصيغ بسهولة ، وذلك عن طريق تحفيز المجالات التي تمثلها باستخدام الفأرة

3. عوامل التشغيل :

وهي العلاقة التي تربط كل من الثوابت و المراجع مع بعضها البعض ، وبالتالي فهي تؤثر بشكل مباشر على نتيجة الصيغة

إذا قمت بضم عدة عوامل تشغيل في صيغة واحدة فإنه يتوجب عليك الإلمام بالقواعد العامة لأسبقيات العمليات الحسابية ، حيث أن الاكسل يقوم بأداء العمليات بالترتيب التالي (الأفضلية من الأعلى إلى الأسفل) :

وعندما تحتوي الصيغة على عوامل تشغيل لها نفس الأسبقية (أي إذا كانت الصيغة مثلاً تحتوي على عاملي الضرب والقسمة معًا) فإن الاكسل يبدأ بتنفيذ العملية الحسابية من اليسار إلى اليمين ، مثال:

نلاحظ أن الصيغة السابقة تعطي النتيجة 48 ، وذلك لأن الاكسل قام بإجراء عملية القسمة قبل عملية الضرب (لأنها العملية الأولى من جهة اليسار)

و الآن إذا أردنا التأثير على قواعد الأسبقية فإننا نقوم بإحاطة الجزء المراد حسابه أولاً بقوسين ، مثال :

=D4*-G7^5

في الصيغة السابقة يقوم الاكسل أولاً بتغيير إشارة القيمة الموجودة في الخلية G7 ، ومن ثم يرفعها إلى الأس 5 ، ومن ثم يقوم بضرب الناتج من العملية السابقة بالقيمة الموجودة في الخلية D4

لتغيير الترتيب السابق نقوم بإضافة الأقواس على الشكل التالي :

=(D4*-G7)^5

هنا يقوم الاكسل أولاً بتغيير إشارة القيمة الموجودة في الخلية G7 ، ومن ثم يضربها بالقيمة الموجودة في الخلية D4 ، ومن ثم يرفع الرقم الناتج إلى الأس 5

الدوال في الاكسل

يقدم لنا الاكسل عدد كبير من المعادلات المعدة مسبقاً و التي تدعى بالدوال ، وهي تؤمن لنا طرقاً مختصرة للحل بدلاً من استخدام صيغ طويلة أو معقدة

بشكل عام فإن الدالة هي عبارة عن برنامج يقوم بإعطاء مخرجات معينة (نتيجة الدالة) وذلك نتيجة قيامها بمعالجة مدخلات معينة (قيم مراجع الخلايا ، ثوابت ، قيم منطقية ، صيغ ، دالات أخرى ...الخ) ، ونتيجة هذه الدالة يمكن أن تكون قيمة عددية أو نص أو قيمة منطقية (True , False) أو رمز لخطأ معين

يمكن كتابة الدوال بشكل يدوي ، وذلك بكتابة اسم الدالة مباشرة بعد إشارة ( = ) :

نلاحظ من الشكل السابق ظهور تلميحة تعرض لنا الشكل العام لهذه الدالة و تحدد أنواع المدخلات (الوسائط) فيها ، ونلاحظ أنه يجب الفصل بين الوسائط التي تتألف منها الدالة بالفاصلة المنقوطة ( ; ) ، كما يجب حصر هذه الوسائط ضمن قوسين مستديرين يوضعان مباشرة بعد اسم الدالة ، مثال :

=VLOOKUP(S4;NPV!$A$2:$D$10;2;FALSE)

نلاحظ أن وسائط الدالة السابقة تمت إحاطتها بقوسين مستديرين ، كما أنه تم الفصل بين هذه الوسائط بالفاصلة المنقوطة ، ونلاحظ أن الدالة السابقة حوت على الوسائط التالية: مراجع NPV!$A$2:$D$10 ، وثوابت 2 ، وقيم منطقية FALSE

ملاحظة :

الأقواس هي من أحد الشروط اللازمة لكتابة الدوال وذلك حتى مع الدوال التي لا تحتوي على وسائط ، فالدالة PI (و التي تعطي القيمة العددية للثابت الرياضي الدائري) لا تحتاج إلى وسائط ومع ذلك يجب كتابتها بالشكل :

=PI()

أثناء كتابة رموز المجالات التي تمثل وسائط الدوال ، يمكن أن نكتب رمزها مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو تحفيزها باستخدام الفأرة على ورقة العمل ، وذلك كما في الشكل التالي :

بعد كتابة الدالة نضغط Enter لتطبيقها

رغم أن طريقة الكتابة اليدوية تتميز بالسرعة و عدم التعقيد ، إلا أنها تتطلب معرفة جيدة بالدوال التي يتم إدخالها ؛ وإنني أنصحك حالياً (إذا كنت مبتدئ) بعدم استعمال هذه الطريقة و الاستعانة بـ لاصق الدوال ، وذلك إلى حين تمكنك من الدوال بشكل جيد

إن استخدام لاصق الدوال أفضل (بالنسبة للمبتدئين) وذلك لإمكانية تحديد الوسائط (أو المدخلات) بطريقة متسلسلة وسهلة وبدون أن ننسى أي وسيط أو ننسى ترتيبه ، وبذلك نقلل قدر الإمكان من احتمال حدوث الأخطاء ــ وذلك لأن الترتيب مهم جداً ــ وسنحصل على خطأ إذا لم يكن ترتيب الوسائط أو عددها صحيحاً

لنستخدم لاصق الدوال في مثال الدرس السابق :

نحدد الخلية التي نريد لصق الدالة فيها ، ومن ثم نختار Function من القائمة Insert أو ننقر على زر لاصق الدوال FX الموجود على يسار شريط الصيغة ، لتظهر لدينا النافذة التالية :

نختار تصنيف الدالة من القائمة Select a category ومن ثم نحدد الدالة المطلوبة من المربع Select a function و نضغط OK لتظهر لدينا النافذة التالية :

نلاحظ وجود شرح مبسط للدالة ولوسائطها في الجزء السفلي من النافذتين السابقتين

نقوم بكتابة رموز المجالات (والتي تمثل وسائط الدالة) مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو عن طريق استخدام الفأرة لتحفيز المجال (و ننقر على زر الاختيار الموجود على يمين الصندوق إن لم يكن المجال واضحاً) ، ومن ثم نضغط Ok فيقوم الاكسل بلصق الدالة كما هو موضح في الشكل التالي :

عند التحرير ، ولسهولة التنقل وتغيير مدخلات أي دالة ما عليك سوى وضع مؤشر الكتابة في منتصف اسم الدالة (وذلك في شريط الصيغة) لتظهر لك تلميحة تبين الشكل العام ووسائط هذه الدالة ، وهنا ما عليك سوى الضغط على الوصلات الموجودة في تلك التلميحة ليتحدد لك مباشرة المجال الذي يخص الوسيط المطلوب لتعدل فيه كما تشاء ، مثال :

لتحرير الدالة باستخدام لاصق الدوال نضع مؤشر الكتابة في منتصف اسم الدالة (في شريط الصيغة) ، ومن ثم ننقر على زر لاصق الدوال FX الموجود على يسار شريط الصيغة :

فتظهر لدينا نافذة التحرير الخاصة بلاصق الدوال ، وهنا يمكنك التعديل في الدالة كما تشاء

ملاحظات :

1. الصيغة السابقة يمكن كتابتها بالشكل :

=PRODUCT(B33)

والشكلين السابقين لهما نفس النتيجة

2. يمكنك إنشاء دوال خاصة بك ، وذلك عن طريق لغة الفيجوال بيسك للتطبيقات Visual Basic For Applications - VBA ، وهذا يتطلب منك معرفة جيدة بهذه اللغة بالإضافة لمعرفة الطرق و الخصائص المستخدمة في هذه اللغة و الخاصة بمكونات مصنف الاكسل.

الفرق بين المرجع النسبي و المرجع المطلق

في سبيل فهم الفرق بين كل من المراجع النسبية و المراجع المطلقة نورد المثال التالي :

بفرض أننا نريد حساب قسط الاهتلاك السنوي لمجموعة من آلات منشأة معينة ، وذلك باستخدام طريقة القسط الثابت ، وبفرض أن العمر الإنتاجي لهذه الآلات متساوي ومقداره خمس سنوات . لنقم برسم الجدول التالي المعبر عن المسألة المطروحة :

نقوم أولاً بحساب القيمة القابلة للاهتلاك من كل آلة ، وذلك بإتباع الخطوات التالية :

نقوم بكتابة الصيغة =B5-C5 في الخلية D5 (كما هو موضح في الشكل السابق) . و نضع مؤشر الفأرة على مقبض السحب (المربع الصغير الموجود في الزاوية السفلية من النطاق المحدد) فيتحول المؤشر إلى صليب أسود صغير ، نقوم عندئذ بالضغط بالزر الأيسر للفأرة و نسحب المقبض إلى الحافة السفلية للخلية D8 فيتم حساب القيمة القابلة للاهتلاك لباقي الآلات

نقوم الآن بحساب قسط الاهتلاك السنوي للمطحنة بكتابة الصيغة =D5/D2 في الخلية E5 (كما هو موضح في الشكل السابق) ، حيث أن قسط الاهتلاك السنوي هو عبارة عن القيمة القابلة للاهتلاك مقسومة على عدد سنوات العمر الإنتاجي

نمسك المقبض ونسحبه إلى الحافة السفلية للخلية E8 .

ماذا تتوقع أن يحصل الآن ؟، سوف تقول أنه من البديهي أن يتم حساب قسط الاهتلاك السنوي لبقية الآلات ... ولكن وللأسف هذا لن يحصل أبداً وسوف تشاهد النتيجة التالية

[size=24]
هل تريد تفسيراً لما حصل .

بكل بساطة عندما قمنا بإمساك مقبض السحب وحركناه للأسفل ، قام الاكسل بإجراء بعض التغيرات على الصيغة الموجودة في الخلية الأساسية ، وذلك بزيادة رقم السطر في كل مرجع موجود في الصيغة وذلك بمقدار رقم واحد لكل خلية يتم تحريك المقبض إليها (باتجاه الأسفل) ، وهذه العملية تدعى بالتعبئة .

حيث أن الصيغ التي تم لصقها في الخلايا أصبحت على الشكل التالي :

الخلية E5 الصيغة =D5/D2

الخلية E6 الصيغة =D6/D3

الخلية E7 الصيغة =D7/D4

الخلية E8 الصيغة =D8/D5

وهذا يفسر ما حصل في الشكل السابق .

الحل لهذه المشكلة يكمن بتثبيت رقم الصفوف في المرجع D2 ، وذلك بوضع إشارة $ أمام رقم الصف لتصبح الصيغة في الخلية E5 كما في الشكل التالي (انظر إلى شريط الصيغة) :

نلاحظ أن الصيغ الموجودة في الخلايا أصبحت على الشكل التالي (طبعاً بعد إجراء عملية التعبئة) :

الخلية E5 الصيغة =D5/D$2

الخلية E6 الصيغة =D6/D$2

الخلية E7 الصيغة =D7/D$2

الخلية E8 الصيغة =D8/D$2
[/size]

[size=24]التحكم في عملية تحديث المراجع البعيدة (الثلاثية الأبعاد)

في الدرس السابق استطعنا أن ندرج في خلية موجودة في المصنف Base (المصنف الوجهة) مرجع للخلية C4 الموجودة في المصنف m1 (المصنف المصدر) . أرجو أن تكون قد تذكرت المثال لأننا سنحتاجه في هذا الدرس ...

ـ إذا فتحت المصنف Base و لم يكن المصنف m1 مفتوح ، تظهر لك النافذة التالية :

هنا يخيرك الاكسل بين تحديث البيانات بالرجوع إلى المصنف m1 (دون فتحه) أو البقاء على البيانات القديمة دون تعديل

يمكنك إعلام الاكسل بعدم إظهار النافذة السابقة وإجراء التحديث بدون السؤال ، وذلك كما يلي :

1. في القائمة Tools، انقر فوق Options، ثم انقر فوق علامة التبويب Edit.

2. قم بإلغاء التحديد في خانة الاختيار Ask to update automatic links، انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :

عند مسح التحديد في هذه الخانة يتم تحديث الارتباطات (المراجع البعيدة) تلقائياً عند كل فتح لمصنف الوجهة (المصنف Base في مثالنا السابق) وذلك دون عرض أي رسالة مطالبة بالتحديث ، ويستمر هذا التحديث ما دام المصنف المصدر (المصنف m1 في مثالنا السابق) مفتوح

الخيار السابق يعتبر من إعدادات الاكسل الخاصة بالمستخدم الحالي ويؤثر على كافة مصنفات الاكسل التي تشغل بواسطة هذا المستخدم ، وفي هذه الحالة فإني أنصحك ألا تتوقع عمل هذا الخيار إذا قمت بتشغيل الملف في جهاز صديقك أو في نظام تشغيل آخر في جهازك أو حتى إذا قمت بتبديل المستخدم في نظام تشغيلك الحالي ، أَلْهمَ إلا إذا كان هذا الخيار مفعّل في بيئة العمل الجديدة

كما ذكرنا سابقاً فإن التحديث التلقائي للارتباطات الموجودة في المصنف الوجهة يستمر مادام المصنف المصدر مفتوح وقيد الاستخدام ، ولكن ماذا تفعل إذا كنت تريد تحديث الارتباطات الموجودة في المصنف الوجهة وذلك دون فتح المصنف المصدر ؟

في الطريقة التالية حل لمشكلتك السابقة :

قم باختيار Links من القائمة Edit لتظهر لك النافذة التالية :

نلاحظ من الشكل السابق أنه يوجد لدينا ارتباطات مع أربعة مصنفات هي : m1.xls ، Salary.xls ، Bending.xls ، Calendar.xls

- من العامود Source نحدد مصدر البيانات (المصنف) المطلوب تحديث الارتباطات معه ، ونضغط على الزر Update Values فيقوم الاكسل بتحديث كافة الارتباطات مع المصنف المحدد وذلك دون فتحه

- لتغيير مصدر البيانات المحدد نضغط فوق Change Source ونختار مصدر البيانات الجديد ، حيث تتحول كافة الارتباطات مع مصدر البيانات القديم إلى مصدر البيانات الجديد

- لفتح مصدر البيانات المحدد نضغط فوق الزر Open Source

- لقطع الارتباط بمصدر البيانات المحدد نضغط فوق Break Link، حيث يتم تحويل كافة الصيغ التي تستخدم هذا المصدر إلى قيمها الحالية ، أي يتم حذف الصيغ التي تستخدم مصدر البيانات القديم وتبدل بالقيمة التي كانت تعطيها عند قطع الارتباط

- الخيار Check Status يبين حالة مصادر البيانات ، وبالتالي فإن هذا الخيار يساعدنا في اختيار أسلوب التعامل مع هذه المصادر ، وذلك من خلال الرسائل التي يزودنا بها الاكسل في العامود Status

- بالضغط فوق الزر Startup Prompt تظهر لنا النافذة التالية :

والآن :

1. إذا كنت تريد إبقاء الخيار للمستخدمين بعرض إنذار التحديث أو لا ، قم باختيار الخيار الأول

2. إذا كنت تريد عدم عرض الإنذار وعدم إجراء التحديثات التلقائية ، قم باختيار الخيار الثاني

3. إذا كنت تريد عدم عرض الإنذار و إجراء التحديثات التلقائية ، قم باختيار الخيار الثالث

ملاحظات :

1. الكلام السابق كله لا ينطبق فقط على المراجع البعيدة المستخدمة في الصيغ ، وإنما ينطبق أيضاً على المراجع البعيدة المستخدمة في المخططات البيانية و تقارير الاكسل المختلفة كتقرير Pivot Table

2. إذا قمت بتحديث المراجع البعيدة وبقيت قيمة الصيغة (التي تحتوي على هذه المراجع) على حالها دون تغيير ، فاعرف أن حساب الصيغ في مصنفك يتم بشكل يدوي . لا تقلق إذا لم تفهم ما قلته ، لأن هذا الكلام سيتم شرحه مفصلاً إن شاء الله في الدروس القادمة ، وما عليك الآن سوى الضغط على المفتاح F9 ليتم حساب الصيغ في مصنفك
[/size]

ملخص :

عندما نرغب بعدم تغير مرجع موجود في صيغة معينة (أثناء عملية التعبئة) نقوم بما يلي :

1. إذا كان اتجاه التعبئة إلى أعلى أو أسفل , نقوم بتثبيت الصفوف وذلك بوضع إشارة $ أمام رقم الصف ، مثال:

A$4

مرجع مطلق بالنسبة للصفوف ونسبي بالنسبة للأعمدة

2. إذا كان اتجاه التعبئة إلى اليمين أو اليسار , نقوم بتثبيت الأعمدة وذلك بوضع إشارة $ أمام الحرف الدال على العمود ،مثال:

$D2

مرجع نسبي بالنسبة للصفوف و مطلق بالنسبة للأعمدة

3. إذا كان اتجاه التعبئة بشكل قطري , نقوم بتثبيت الصفوف و الأعمدة معاً ، مثال:

$S$8

مرجع مطلق بالنسبة للصفوف و الأعمدة

مما سبق نلاحظ أننا نستطيع جعل تأثيرات التعبئة مثلاً متاحة بالنسبة للصفوف وغير متاحة بالنسبة للأعمدة ، وبالعكس

ملاحظة 1:

الحديث السابق كله كان في ظل نظام الترميز A1 ، أما في نظام الترميز R1C1 :

يكون المرجع مطلقاً إذا لم يحتوي على أقواس متوسطة ، أمثلة :

- المرجع R2C4 يستخدم للإشارة إلى الخلية الواقعة في العامود الرابع و الصف الثاني

- النطاق R5 يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الخامس

- النطاق R3:R6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من الثالث إلى السادس

- النطاق C3 يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الثالث

- النطاق C7:C10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من السابع إلى العاشر

- النطاق R1C1:R9C6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الموجودة في النطاق المحصور بين الخلية الواقعة في الصف الأول و العامود الأول و الخلية الواقعة في الصف التاسع و العامود السادس

أما إذا احتوى المرجع على أقواس متوسطة فعندئذ يتحول إلى مرجع نسبي ، أمثلة :

- المرجع R[5]C يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة خمسة صفوف للأسفل و في نفس العمود

- المرجع R[-2]C6 يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة صفين للأعلى و في العامود السادس

- المرجع RC[-3] يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة ثلاثة أعمدة لليمين و في نفس الصف (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)

- المرجع R5C[5] يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة خمسة أعمدة لليسار و في الصف الخامس (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)

- النطاق C[4] يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الرابع لليسار (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)

- النطاق R[-3] يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الثالث للأعلى

- النطاق R5C[2]:R[7]C4 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين المرجعين السابقين

وهناك مجموعة من المراجع التي تتضمن إشارة إلى الموضع الحالي ، وهذه المراجع تعتبر (من وجهة نظري) مراجع نسبية :

- النطاق R يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الحالي

- النطاق R:R2 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من الصف الحالي إلى الصف الثاني

- المرجع RC4 يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة في الصف الحالي و العامود الرابع

- النطاق C يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الحالي

- النطاق C:C4 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من العامود الحالي إلى العامود الرابع

- المرجع R8C يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة في الصف الثامن و العامود الحالي

- النطاق RC7:R9C يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين المرجعين السابقين

عندما تستخدم نظام الترميز R1C1 لا تستغرب عندما تكتشف أن الاكسل لا يجري أي تعديل على صيغة الخلية عند تعبئتها ، وذلك لأنك بنظرة بسيطة تستطيع أن تستنتج أن الصيغ التي تحتوي على مراجع نسبية تتأثر عند تغيير موضعها دون الحاجة إلى تغيير شكلها

ملاحظة 2:

هناك طريقة أخرى (غير طريقة السحب و الإفلات) لإجراء عملية التعبئة ، وتتلخص هذه الطريقة بما يلي :

1. قم بتظليل المنطقة التي تريد تعبئتها ، مع ملاحظة جعل الخلية التي سوف تتم التعبئة انطلاقاً منها نشطة .

2. من القائمة Edit اختر Fill ، ومن ثم قم باختيار اتجاه التعبئة .

المراجع متعددة الأبعاد

[size=24]
في كثير من الحالات نحتاج عند كتابة الصيغ أو عند كتابة بعض الدوال للإشارة إلى خلايا في أوراق عمل أخرى أو في مصنفات (ملفات) أخرى ، حيث أننا غالباً ما نفرز المهام التي نريد القيام بها على أوراق عمل متعددة مما يسهل علينا عميلة ترتيبها و التعامل معها ، كما أننا نميل لتوزيع مجموعات المهام على مصنفات متعددة وذلك من أجل تفادي وجود كمية كبيرة من العمليات التي تتطلب معالجة في مصنف عمل واحد وما ينتج عن ذلك من بطئ بسبب تحميل كمية ضخمة من البيانات على ذاكرة الحاسب ...

ويمكن توضيح كيفية الإشارة إلى مراجع موجودة في أوراق عمل أخرى أو في مصنفات عمل أخرى من خلال الأمثلة التالية :

E5

يشير المرجع السابق إلى الخلية الموجودة في الصف الخامس و العامود الخامس في نفس ورقة العمل التي نتعامل معها (مرجع أحادي البعد)

NPV!C10

يشير المرجع السابق إلى الخلية الموجودة في الصف العاشر و العامود الثالث في ورقة العمل NPV الموجودة في نفس المصنف الذي نتعامل معه (مرجع ثنائي البعد)

[Salary]Labour!B4

يشير المرجع السابق إلى الخلية الموجودة في الصف الرابع و العامود الثاني في ورقة العمل Labour و في المصنف Salary (مرجع ثلاثي البعد)

من الصيغ السابقة نلاحظ ما يلي :

1. يجب وضع قوسين متوسطين على طرفي اسم المصنف

2. يجب وضع إشارة تعجب بعد اسم ورقة العمل

3. يجب التقيد بالترتيب : اسم المصنف – اسم ورقة العمل – النطاق ، وعدم الفصل بينهما بالمسافات

ملاحظات :

1. يمكنك استخدام المراجع الثلاثية الأبعاد في الدالات التالية فقط: SUM، AVERAGE، AVERAGEA، COUNT، COUNTA، MAX، MAXA، MIN، MINA، PRODUCT، STDEV، STDEVA، STDEVP، STDEVPA، VAR، VARA، VARP, و VARPA . وللتغلب على هذه المشكلة تستطيع استخدام المراجع الثلاثية الأبعاد في الدوال بشكل غير مباشر ، وذلك عن طريق توسيط خلية ثالثة (يتم إخفاءها) للدلالة على المرجع الثلاثي البعد ومن ثم تتم الإشارة إلى هذه الخلية عند كتابة الدوال

2. لا يمكنك استخدام المراجع الثلاثية الأبعاد في صيغ الصفيف و التقاطع الضمني (سوف يتم شرح هذه الصيغ إن شاء الله في الدروس القادمة)

3. عند الإشارة إلى مرجع معرف باسم محدد ، في هذه الحالة نحن لسنا ملزمين بتحديد ورقة العمل التي ينتمي إليها هذا المرجع وذلك لأن هذا الاسم مخصص لذلك المرجع بالتحديد دون غيره من المراجع و يستحيل وجود مرجعان في مصنف واحد معرفان بنفس الاسم (لمعرفة المزيد عن تعريف المراجع بالأسماء يمكنك الرجوع إلى الدرس السابق المراجع وطرق الإشارة إليها ) ، أمثلة :

=COUNT(pays)

الدالة السابقة تحسب عدد الخلايا التي تحتوي على قيم في نطاق الخلايا pays الموجود في نفس مصنف العمل ، لا حظ عدم ذكر اسم ورقة العمل التي تحتوي على النطاق السابق

= AVERAGE(account!creditors)

الدالة السابقة تحسب متوسط القيم الموجودة في نطاق الخلايا creditors الموجود في المصنف account ، لاحظ أننا وضعنا إشارة التعجب بعد اسم المصنف بدلاً من اسم ورقة العمل التي لم يعد هناك داعي لذكرها

كتابة المراجع الثلاثية الأبعاد ليست بالبساطة التي عرضناها قبل قليل ، ولإيصال الفكرة بشكل واضح نورد المثال التالي :

نلاحظ أنه يوجد في المجلد Excel Files أربعة ملفات هي : m1.xls ، Salary.xls ، Bending.xls ، Calendar.xls

إذا أردت أن تنشئ في خلية موجودة في الملف (المصنف) Base مرجعاً للخلية C4 الموجودة في الملف (المصنف) m1 وفي ورقة العمل mah فماذا تفعل؟ وكيف ستشير موقع المصنف؟

الخطوة الأولى التي يجب عليك القيام بها هي كتابة المرجع كما تعلمنا سابقاً ، وذلك على الشكل السابق :

=[m1]mah!C4

عند إدخال المرجع السابق تظهر لك النافذة التالية:

هنا يطلب منك الاكسل تحديد موقع الملف (المصنف) الذي قمت بالإشارة إليه ، حدد الملف المقصود واضغط OK

حسب خبرتي لن يكون الاكسل بحاجة لمساعدتك في تحديد موقع المصنف في حالتين اثنتين :

1. عندما يكون المصنف m1 مفتوح وقيد الاستخدام في وقت إدراج المرجع

2. عند وجود خلايا أخرى في المصنف Base تحتوي على مراجع تشير إلى المصنف m1

هناك طريقة بسيطة لإنشاء المراجع المختلفة ، كما أنها طريقة مناسبة لتفادي التعقيدات السابقة :

نقوم بفتح المصنفين (الملفين) Base و m1 في نفس الوقت ، ومن ثم نقوم بنسخ الخلية C4 الموجودة في المصنف m1 عن طريق الخيار Copy من القائمة Edit ، وبعدها نقوم بالنقر فوق القائمة Window ونختار Base ، كما في الشكل التالي:

بعدها نحدد الخلية الموجودة في المصنف Base والتي نريد إدراج المرجع فيها ، و ننقر فوق القائمة Edit ونختار منها Paste Special فتظهر لدينا النافذة التالية :

نقوم بالضغط على الزر Paste Link فيقوم الاكسل بإدراج المرجع في الخلية

من تجربتي لاحظت أن الاكسل يتحسس المواضع النسبية للمصنفات المرتبطة مع بعضها ، وهذه الميزة تساعدك في نشر أعماك وتشغيلها في أجهزة أصدقائك دون أية مشاكل ، حيث أن المثال السابق يعمل بشكل صحيح مادام الملف Base و المجلد Excel Files موجودان في مستوى واحد على القرص .

السؤال المطروح الآن هو أنه إذا غيرنا محتوى الخلية C4 الموجودة في المصنف m1 ، هل سينعكس التغيير بشكل تلقائي على الخلية الموجود فيها المرجع ؟ وما هي الضوابط التي تحكم عملية تحديث هذه الارتباطات ؟ . الإجابة على هذه الأسئلة نتركها للدرس القادم .[/size]