ملخص دراسة (دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات الحكومية، حالة وزارة التربية اليمنية)
للمعلومات أهمية كبيرة في تقدم أي مجتمع ، إذ أن إدارة أنظمة المعلومات على اختلاف أنواعها سواء كان معلومات سكانية أو صحية أو صناعية أو اقتصادية .. الخ يعتبر احد أهم ركائز النجاح لأي مجتمع يسعى نحو التقدم والرقي.
تاليا عرض لرسالة ماجستير بعنوان (دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات الحكومية حالة وزارة التربية والتعليم في الجمهورية اليمنية ) للباحث عبده نعمان الشريف.
الملخص :
أصبحت المعلومات موردا من الموارد الأساسية للنظم الاقتصادية وللمؤسسات بصوره خاصة فلكي تحافظ المؤسسات على البقاء و الاستمرار يلزم لها أن تجمع و تعالج و تخزن كل ما تستطيع الحصول عليه من المعلومات التي تخدم أنشطتها، ومن هنا نشأته الحاجة إلى نظم تعمل على جمع و معالجة وتخزين و بث هذه المعلومات، من خلال نظم معلومات فاعله ورشيدة سواء على المستوى الكلي ( الوطني) مثل أنظمة المعلومات السكانية- نظم المعلومات الصحية- ونظم المعلومات الصناعية – ونظم المعلومات التعليمية…….الخ.
أو على المستوى الجزئي ( المؤسسات ) و ما تحتويه من أنظمة جزئية مثل نظم المعلومات المالية و المحاسبة، أو نظم المعلومات ا لتسويقية، ونظم المعلومات الإنتاجية ونظم المعلومات الإدارية……الخ.
وذلك للعمل على توفير المعلومات لصناع القرار في المؤسسات عند الحاجة بالسرعة والكمية والدقة و الشكل المطلوب ،لاتخاذ القرارات في ظل مختلف الظروف سوءا المخاطرة أو التأكد ويحقق أقصي فعالية لتحقيق أهداف المؤسسة من خلال رفع دقة القرارات .
والقرارات الحديثة لا تعتمد علي المعلومات فقط بل تعتمد كذالك علي تقنية التحليل والنمذجة والبحث عن الحلول المثلا وهذا ما تقدمه أنظمة المعلومات وتقنياتها ، وتكون النتيجة زيادة في قدرة المؤسسة علي مواجهة التغيرات سواء الداخلية أو الخارجية ، وكان لعملية التحول هذه أثارا كبيرة على المستوى التقني و الإداري والتنظيمي داخل المؤسسات ومع كل هذا لا يزال هناك رفض للاستفادة من هذه الموارد التقنية ، فهدف نظم المعلومات هو المساهمة في إدارة المؤسسات بصورة فاعلة ورشيدة ، و ترشيد عملية اتخاذ القرارات لهذه المؤسسات ، و زيادة إمكانيات وقدرات المؤسسات في التعامل مع المعلومات و معالجتها و تخزينها وبثها وتنظيمها في ملفات قواعد البيانات .
وزيادة فعالية الاتصال و التنسيق بين الوحدات التنظيمية في المؤسسات ، و زيادة سرعة ودقة و سرية تبادل المعلومات بين تلك الوحدات و الجهات الخارجية ( المؤسسات الأخرى).
و تأتي أهمية هذا البحث في أنه إضافة علمية لقطاع الإدارة الحكومية في اليمن ، لتنمية وعي العاملين في المؤسسات الحكومية بالدور الذي تقوم به نظم المعلومات في هذه المؤسسات من نشاطات تشمل ( الجمع و التخزين و المعالجة و البث للمعلومات ) و كذلك الاتصال و التنسيق بين مختلف النشاطات في المؤسسات ، و كذا دورها في دعم عملية اتخاذ القرار في هذه المؤسسات كما تأتي أهمية الموضوع من الاعتبارات التالية :
1- لعدم استغلال التقنيات و التجهيزات في المؤسسات الحكومية اليمنية الاستغلال الأمثل واقتصارها على بعض الأعمال البسيطة مثل الحفظ و الطباعة رغم إعدادها الكبيرة و حداثتها.
2- جمود الهياكل التنظيمي و عدم مناسبته للتغيرات و التقدم في مجال أنظمة المعلومات والاتصالات وتقنياتها العالية.
3- بسبب ما تلاقيه أنظمة المعلومات من معارضة من قبل القادة الإداريين ذوي الخبرات السابقة لعدم تقبلهم لهذه التغييرات الجذرية نظرا لعدم وجود ثقافة معلوماتية لديهم .
4- تسارع التطورات في مجال أنظمة المعلومات على المستوى الكلي و الجزئي .
كماإن الهدف من دراسة هذا الموضوع هو إبراز دور نظم المعلومات بما تشمله من أنظمة جزئية في المساهمة في إدارة المؤسسات الحكومية و الوصول إلى الأهداف التالية :
1- إبراز دور نظم المعلومات و النظم الجزئية في المساهمة في إدارة المؤسسات و زيادة كفاءتها .
2- الوصول إلى تقييم لوضع نظم المعلومات في الحاضر ، و ما يمكن أن تكون عليه في المستقبل في المؤسسات الحكومية .
3- بيان أثر استخدام نظم المعلومات على المستوى التنظيمي و الإداري في المؤسسات .
4- إبراز أهمية نظم المعلومات المتقدمة و النظم الخبيرة في عملية اتخاذ القرارات .
5- بيان دور الاتصال في عملية إرسال و استقبال المعلومات و التنسيق بين الوحدات المختلفة داخل المؤسسات و خارجها .
6- محاولة زيادة وعي القادة الإداريين بأهمية نظم المعلومات من خلال إبراز دورها في العملية الإدارية ، و مساهمتها في الحد من التعقيدات في بيئة العمل داخل المؤسسة .
وفي إطار التحولات المتسارعة و الاهتمام المتزايد بالمعلومات و تطور وسائل الجمع والتخزين و معالجة و بث المعلومات ووسائل الاتصال و التنسيق بين الوحدات التنظيمية داخل المؤسسة و خارجها مع المؤسسات الأخرى ، و تزايد الاهتمام بتقنيات المعلومات و الاتصال وكذا ضخامة حجم الهيكل التنظيمي للمؤسسة، و ارتباطها بالمؤسسات من حولها باعتبارها نظاما مفتوحا يؤثر بالبيئة الخارجية و يتأثر بها ووجود القوي الرافضة للتغيير.
الإشكالية :-
– ما هو دور نظم المعلومات في ادارة المؤسسات الحكومية؟ و بعبارة أخرى هل هناك مبررات و مزايا لإدخال نظم المعلومات و تقنياتها في الإدارة الحكومية بما تمثله من أنظمة جزئية داخل هذه المؤسسات و بما سيشكله من إحداث تغييرات قد تكون جذرية داخل المؤسسات ؟
ومن هذة الإشكالية طرحنا التساؤلات التالية:
– ماهي المفاهيم الأساسية التي تشكل صيغة نهائية للمفهوم العام لنظم المعلومات ووظائفها و مقوماتها داخل المؤسسات ؟
– هل يؤدي تطور أنظمة المعلومات و الاتصال في مختلف المجالات سواء المالية و الإدارية و النظم الخبيرة و نظم مساندة القرارات إلى حل المشاكل في إدارة المؤسسات و القضاء على التداخل في أداء المهام ؟
– باعتبار وضع نظم المعلومات و الاتصالات بما تمثله من تكنولوجيا حديثة نوع من التغيير داخل هذه المؤسسات – فماهي الآثار الناتجة عن وضع هذه النظم وهل سيؤدي إلى إدارة هذه المؤسسات بفاعلية و شفافية ؟
– باعتبار وزارة التربية و التعليم من المؤسسات العملاقة و ذات الهيكل التنظيمي الضخم ، ما هو دور نظم المعلومات في هذه المؤسسة، و ما هي الآثار التنظيمية و الإدارية الناتجة عن وضع نظام المعلومات فيها ؟
وللإجابة علي هذه الإشكالية طرحنا الفرضيات التالية:-
– الفرضية الأولى: أدى تطور المفاهيم لكل من ( المعلومات – النظام – الاتصال-خصائص المعلومات – اقتصاد المعلومات) إلى الوصول إلى المفهوم العام لنظم المعلومات بما تشمله من أنظمة و مقومات هذه الأنظمة .
– الفرضية الثانية : إن نظم المعلومات في المؤسسات من الدعائم الأساسية المساهمة في حل كل مشاكل المؤسسة من خلال اتخاذ القرارات الرشيدة ، و القضاء على التداخل في المهام بين الوحدات التنظيمية المختلفة داخل المؤسسات ، و هي تصمم على حسب المجال الذي تستخدم فيه .
– الفرضية الثالثة : تساهم نظم المعلومات و الاتصال و تقنياتها بإدارة المؤسسات بفاعلية و شفافية و كفاءة ، و تزيد من فعالية الاتصال و التنسيق داخل وخارج المؤسسات ، و أثارها تزو ل بصورة سريعة نظرا لما تحدثه من تحسين كبير في مستويات الأداء .
– الفرضية الرابعة : باعتبار وزارة التربية و التعليم من الوزارات الحساسة و المهمة ، فإن إدخال نظم المعلومات و تقنياتها كان له الأثر البالغ في تحسين أدائها سواء على مستوى اتخاذ القرارات أو تفويض الصلاحيات و الحد من البيروقراطية و تخفيض حجم الهيكل التنظيمي و الحد من الازدواج الوظيفي داخل الوزارة و مع الوزارات الأخرى .
ويتمحور البحث حول الهدف الرئيسي لوضع نظم المعلومات والاتصالات وتقنياتها ، أي دورها في إدارة المؤسسات الحكومية ، حيث إن وزارة التربية والتعليم تمتلك عدد كبير من النشاطات وما تحتويه هذه الأنشطة من أنظمة معلومات – المطابع المدرسية- البحث والتطوير- نظام معلومات التعليم والخارطة المدرسية – الامتحانات – الإدارة وغيرها ، وكلها مجالات واسعة جدا تحتاج إلى بحوث مستقلة واقتصرنا البحث على دور نظم المعلومات في رئاسة الوزارة والإدارات العامة في الولايات وبصورة غير معمقة دون فروع المديريات “البلديات” وخصوصا دورها في الجانب الإداري والمالي والتعليمي .
وقد تمت معالج الموضوع باستخدام المنهج الاستنباطي وذلك بهدف الوصول إلى معرفة دقيق لعناصر الإشكالية وذلك قصد الوصف العميق لدور نظم المعلومات في المؤسسات بهدف وضع سياسات مستقبلية واتخاذ إجراءات تزيد من دورها الفاعل.
واستخدام أسلوب دراسة الحالة كوسيلة من وسائل النفاذ إلى أعماق الموضوع من أجل إسقاط الدراسة النظرية على واقع مؤسسة التربية والتعليم والقيام بالتوصيف المعمق لهذا الوصف بهدف التدقيق في كل جزء من أجزاء الظاهرة.
وترجع أسباب و مبررات اختيار موضوع البحث في الرغبة لدراسة وضع نظم المعلومات في المؤسسات الحكومية و خاصة وزارة التربية و التعليم ، نظرا لضخامة الهيكل التنظيمي لهذه الوزارة و أهميتها في تسيير الحياة العامة و نظرا لموقف المد راء اللذين يعتبرون تطور تقنيات المعلومات كتحدي ثقافي و اقتصادي و إداري يواجههم ، و لسبب نقص الثقافة المعلوماتية لدى اغلب المسؤولين بدور نظم المعلومات في الإدارة الحكومية وكذا للاعتبارات التالية:
1- بغية الكشف عن دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات وبوجه خاص المؤسسات الحكومية.
2- المساهمة في إثراء موضوع نظم المعلومات والذي يبقى موضوعا مهما يستحق البحث والدراسة.
3- إيفاد الباحث من قبل المؤسسة التي يعمل فيها للدراسة والتخصص في هذا المجال .
وقد تم دراسة الموضوع من خلال التركيز على بنيته ، ودراسة مكوناته والعلاقة بينها والسعي إلى تطبيق أحداث معينة والوصول في النهاية إلى نتائج عامة،و وبناءً على ذلك ارتأينا تقسيم البحث إلى أربعة فصول :-
– الفصل الأول: تم فيه معالجة المفاهيم الأساسية سواء المعلومات أو النظام والاتصال بهدف إبراز المفاهيم العلمية لنظم المعلومات والعلاقات فيما بينها ومكوناتها الأساسيةوتوصلنا الي النتائج مجموعة من النتائج لهذ الفصل وهي :
1- أن المعلومات تعتبر المنتج الأساسي والوحيد (تقريباً) لنظام المعلومات، وهي كذلك جسدت هذا المفهوم لهذا الكيان المتماسك المتكامل.
2- أن أي كيان في هذا الكون يحقق هدفه بتكامل عناصره وتفاعلها بصورة منتظمة وفي علاقات محددة هو نظام مثل( الكون- الإنسان- نظام المعلومات).
3- أن نظام المعلومات الفعال والمتفاعل والكفؤ في تحقيق أهداف المؤسسة لابد له من قنوات تجسد تفاعله مع بيئتة الداخلية والخارجية، ومع الأنظمة الأخرى لتحقيق التكامل وضمان سريان المعلومات بسرعة وأمان وهو ( الاتصال).
4- أن ترابط المفاهيم وتجسيدها على واقع المؤسسة ؛ باعتبارها نظام مفتوح يدل على جدوى نظامها ويتيح إمكانية إدارة هذه المؤسسات إلكترونياً.
– الفصل الثاني : تم التركيز فيه على أشكال أنظمة المعلومات داخل المؤسسات ، ودورها في المساهمة في حل المشاكل الإدارية للمؤسسات ،من خلال تقسيم المباحث إلى أجزاء تمثل أنظمة المعلومات في هذه المؤسسات وتم التوصل الي النتائج التالية:
1- أن أغلب المؤسسات لابد أن تستفيد من نظم المعلومات سواء الإدارية والمحاسبية أو المساندة أو الخبيرة والتي تعتبر عنصراً أساسيا في المؤسسات الحديثة لدعم وظائف وعمليات المؤسسة
2- تعمل نظم المعلومات وخاصة المحاسبية على الاستفادة القصوى من المعلومات في حل مشاكل المؤسسة في مخلتف المجالات .
3- تقوم المؤسسة بمجموعة من الوظائف ، وتولد كل وظيفة بيانات ومعلومات، مما يتطلب وجود نظام داخل هذه الوحدات لإدخال وحفظ ومعالجة هذه المعلومات، وهذا النظام كنظام فرعي لنظام المعلومات الكلي في المؤسسة من خلال تحقيق التكامل بين الأنظمة، وبذلك يتحقق عدم تداخل المهام داخل المؤسسة .
4- وأخيراً يجب على المؤسسة وخاصة المؤسسات الحكومية أن تضع وتطور الأنظمة المعلوماتية داخل المؤسسات وخاصة الأنظمة الخبيرة ، لما لها من قدرات عالية على حل أصعب المشاكل واتخاذ أصعب القرارات .
– الفصل الثالث: تم في هذا الفصل إبراز دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات بشكل عام ودورها في دعم عمليات ووظائف المؤسسات ، وكذلك الآثار التنظيمية لاستخدام نظم المعلومات في المؤسسات وكذا تم التركيز على دور نظم المعلومات في الإصلاح الهيكلي والاتصال والتنسيق بين الوحدات داخل المؤسسات وخارجها و تم الخروج بالنتائج التالية:-
1-إن نظم المعلومات أصبحت الأداة الأساسية للتغيير داخل المؤسسات،وصار تبنى المؤسسة لوضع وتحديث نظم المعلومات ركيزة تبني عليها استراتيجية المؤسسة .
2- إن نظم المعلومات ساهمة في دعم وظائف الإدارة (التخطيط-التنظيم-التوجيه-الرقابة- وعملية اتخاذ القرارات) أينما وجدت داخل التنظيم،وهي بذلك تدعم، العمليات( الإنتاج-التسويق-المالية-الأفراد…الخ) من خلال توفير المعلومات لاختيار البدائل واقتراح الحلول للمشاكل التي تواجه المؤسسات .
3- لعبة نظم المعلومات دور قوي جدا في عملية الاتصال والتنسيق بين الوحدات التنظيمية داخل المؤسسات وذاك باستخدامها التقنيات العالية لشبكات المحلية والعالمية “الإنترنت” وربطها بقواعد البيانات الحديثة فزاده من تلاحم التنظيم ومكنت من المشاركة بالمعلومات مما زاد من الشفافية ووحد مصادر المعلومات .
4- وجود أخطار كبيرة تواجه أنظمة المعلومات الحديثة وتطبيقاتها وقواعد بياناتها واتصالاتها وحتى العاملين في هذا المجال والتي قد تهدد كيان المؤسسة برمتها ، وتحد من توجه هذه المؤسسات نحو اقتناء وتبني هذه التقنيات، مما يؤدي إلى الحد من فاعلية أنظمة المعلومات وتقنياتها في المساهمة في رفع كفاءة أداء المؤسسات، وتعطى الفرصة للتيار المقاوم للتغيير للوقوف ضد هذا التغيير بإدخال هذه التقنيات في العمل الإداري .
5- اتخذت نظم المعلومات أسلوبين لتنظيم أعمالها أما مركزية أعمالها وقواعد بياناتها أو العكس لا مركزي بحيث أنشأت إدارة للمعلومات ،ووحدات تنظيمية وقواعد بيانات في الوحدات التنظيمية المختلفة وهي وحدة تنظيمية تتبع الإدارة العليا تنظيميا وهي باحتلال هذا الموقع ساهمت وبشكل فاعلي في توجيه استراتيجيات المنظمة وزادت من قدرة المؤسسة مما ساعد المؤسسات على احتلال مواقع إستراتيجية مهمة على نظيراتها .
6- إن أحداث التغيير بإدخال نظم المعلومات لابد أن يكون مخطط وفق استراتيجية متكاملة للتغيير وأن يراعي الجوانب الإنسانية والقدرات والمهارات الشخصية للعاملين في المؤسسة، وإشراكهم في جميع مراحله وذالك بهدف الحد من مقاومة وضع نظم المعلومات وتقنياتها في المؤسسات .
7- بروز أسلوب الإدارة بالمعلومات، ويرجع ذلك إلى الدور الكبير للمعلومات في كل الوظائف والوحدات داخل المؤسسات واعتماد الإدارة على النظم الحديثة للمعلومات .
8- إثر إدخال تكنولوجيا المعلومات باستحداث هياكل داخل الهياكل التنظيمية تعمل كمسارات لنقل المعلومات، وفرضة أنظمة المعلومات على المؤسسات إعادة تصميم هياكلها التنظيمية ودمج واستحداث وحدات كثيرة،وذلك نتيجة للمرونة التي تمتع بها الهيكل التنظيمي وقابليته لمواكبة المتغيرات.
– الفصل الرابع : تم التعرض فيه لدراسة وضع نظم المعلومات في وزارة التربية والتعليم وإبراز دورها في اتخاذ القرارات، وتقييم هذا النظام من جوانب عديدة ،وكذلك الاستراتيجيات المستقبلية الموضوعة لتطوير نظم المعلومات في الوزارة وذالك بإسقاط الجانب النظري عليه،
ومن هذا الفصل نستخلص النتائج التالية :-
1- تمتاز وزارة التربية والتعليم بهيكلها التنظيمي الضخم وهو جامد لا يواكب التطورات في مجال نظم المعلومات وتقنياتها ، وبسبب ذلك لم يحدث وضع نظام المعلومات أي تغيير في الهيكل التنظيمي سواء أنه زاد في استحداث وحدة تنظيمية تختص بإدارة المعلومات وعمليات الاتصال داخل الوزارة.
2- إن نظام المعلومات في وزارة التربية والتعليم، يتميز بهيكل ضخم جدا حيث يحتوي على عدد كبير من أنظمة المعلومات الجزئية وهي أنظمة متخلفة أغلبها مازالت يدوية وحتى الأنظمة التي تم إدخال الحاسب عليها يقتصر استخدامها على أعمال خزن واسترجاع المعلومات وبصورة محدودة والاتصال فيما بين هذه الأنظمة محدود إلى درجة كبيرة ولم يعمل على تفعيل واستخدام وسائل الاتصال الحديثة رغم توفر كم هائل من الإمكانيات والتجهيزات، ووجود شبكة جيدة داخل اليمن لنقل المعطيات تستخدم الألياف الضوئية وتقنيات عالية الكفاءة وهي (أمنه).
3- الازدواجية الكبيرة وسوء التنسيق في تنفيذ مشاريع نظم المعلومات ، فهناك أكثر من جهة تعمل على تنفيذ نظم معلومات في مناطق مختلفة سواء داخل الوزارة أو خارجها وحتى على مستوى الموجود داخل الوزارة، يوجد تداخل كبير مما سيولد في المستقبل نوع من الخلل والتناقض في مصدر المعلومات ، بالإضافة إلى الهدر الكبير للإمكانيات والموارد التي كان يمكن تسخيرها لتحديث وتطوير وتعميم الأنظمة الموجودة حاليا.
4-أدى غياب الاستراتيجية سابقا والثقافة المعلوماتية ، وغياب التشريعات القانونية، وتخلف الإدارة العليا إلى مقاومة وضع النظم المحو سبة في المؤسسات اليمنية وعلى رأسها وزارة التربية والتعليم كما أن الاستراتيجية الجديدة تفتقد إلى الجانب التطبيقي في مجال تصميم وتنفيذ وتشغيل النظم المخطط لها وتضارب الاستراتيجيات الفرعية.
5- ساهمت نظم المعلومات في الحد من المركزية من خلال دورها الكبير في معالجة المعلومات لا مركزيا .
6- ساعدت نظم المعلومات ا لمحو سبة وقواعد بياناتها على حفظ الكم الهائل من المعلومات وبالتالي اكتشاف الفساد الحاصل والتلاعب في المعلومات الخاصة بالعاملين واكتشاف الازدواج الوظيفي داخل الوزارة ، وكذا الموظفين الوهميين .
7- ينقص نظام المعلومات التربوي ، الانسجام بين أجزائه وكذا التكامل في أداء المهام بين الفروع داخل الوزارة ، كما أنه لا يمتلك نظاما واضحا ومتكاملا للتغذية العكسية لمعرفة الانحرافات الحادثة بسبب الصراعات التنظيمية، مما ولد عدم الثقة بالأنظمة المحو سبة وتكريس استخدام الأرشيف لتأكد من بيانات الحاسب مما ولد نوع من الروتين الإضافي في العمل الإداري .
و تركز إدارة المؤسسات على مجموعة من المقومات التي تتكامل بغرض تحقيق الأهداف ألمرسومه لتلك المؤسسات ، وقد تطورة هذه المقومات بشكل كبير حيث كان في الماضي ينظر إلي رأس المال والعنصر البشري كأهم الموارد التي ترتكز عليها استراتيجية وخطط المؤسسات مع إهمال الموارد الأخرى واعتبارها عناصر ثانوية ،ويرجع ذالك إلى ندرت و ألمخاطره وظروف عدم التأكد وعدم وجود مؤسسات منافسه في ميدان النشاط الاستراتيجي الذي تعمل فيه المؤسسات بحيث كانت تلك المؤسسات تسيطر علي القطاع الذي تعمل فيه ومع اشتداد ألمنافسه وتزايد المخاطر وظروف عدم التأكد وضغط العولمة ألاقتصاديه من خلال عولمة السلع والخدمات التي تنتجها تلك المؤسسات .
توجب علي المؤسسات الاهتمام بكافة الموارد التي تدعم مواقعها التنافسية بين تلك المؤسسات في إطار مواكبة كافة المتغيرات ،ومن هذه الموارد وأهمها هو مورد المعلومات وأنظمتها والتي تعتبر اليوم أحد أهم الركائز الأساسية في البناء المؤسسي وكذا الحكومات من خلال إنشاء وتطوير ألبنا التحتية في مجال الاتصالات وتحقيق التكامل بين أنظمة المعلومات داخل مؤسساتها لما لها من دور في إدارة تلك المؤسسات .
ودفعة هذه التطورات المتسارعة إلي نوع من التفكير الاستراتيجي يتجسد في الاعتراف بالمعلومات كأهم الموارد الاقتصادية التي تمتلكها المؤسسات ، والعمل علي استثمار الجهود لتطوير مختلف الوسائل ولأدوات والتي تساعد علي إنتاج وخزن وبث هذه المعلومات داخل المؤسسات بهدف توظيفها في دعم نشاطات المؤسسات ودعم عملية اتخاذ القرارات باعتبارها جوهر العمل الإداري ،وبذلك تطورة المفاهيم المتعلقة بالمعلومات تطور كبير ، وظهرت عدد من المنهجيات والطرق لبناء وإدارة وصيانة منظومة المعلومات، وفرضة بذالك عدد من الوظائف والتخصصات والهياكل والوحدات الإدارية داخل التنظيم لم تكن موجودة من ذي قبل ونتيجة ذلك تبنة إدارة المؤسسات عدد من نماذج ونظم الإدارة التي ظهرت وتعتمد علي توظيف المعلومات واستخدمت لهذا الغرض عدد من أنظمة المعلومات المتخصصة بحسب المجال التي تعمل فيه هذه النظم مثل نظم المعلومات المحاسبية ، نظم المعلومات التسويقية نظم المعلومات الإنتاجية ،نظم المعلومات الإدارية ، وغيرها من أنظمة المعلومات المتخصصة بحسب المجال التي تعمل فيه تلك النظم .
وقد احتلت نظم المعلومات موقع مهم داخل المؤسسات حيث تعتبر اليوم من أهم المقاييس لنجاح المؤسسات الحديثة ، نظرا لما تقدمه من دعم لوظائف وعمليات المؤسسات في مختلف المجالات داخل المستويات الإدارية في التنظيم ، وقدرتها العالية علي دعم اتخاذ القرارات الرشيدة في المؤسسات والتنسيق بين الوحدات التنظيمية داخل المؤسسة للحد من تداخل المهام والاختصاصات من خلال استخدامها لقنوات الاتصال عالية الكفاءة ، والتي توفرها هذه النظم كما أنها إتاحة إمكانية دعم نشاطات محدد ومتطلبات وظيفة معينه داخل التنظيم .
كما يرجع الاهتمام الكبير بأنظمة المعلومات والذي يعتبر جانب مهم من الجوانب التي تعطي لها المؤسسات اهتمام خاص في إدارة المؤسسات ويبرر الجهد الكبير والتكلفة العالية التي تتحملها المؤسسات في سبيل تبني هذه النظم ، هو توحيد مصدر المعلومات داخل المؤسسات من خلال إنشاء قواعد بيانات موحدة للمؤسسة ترتبط بشبكه متكاملة داخل التنظيم تسهل لكل الوحدات داخل التنظيم الوصول للمعلومات والمشاركة بهذه المعلومات لتسيير الوظائف والعمليات وكذا تتيح لها إمكانية الاستفادة من مصادر المعلومات في قواعد المعلومات في الشبكات العالمية ، مما خلق نوع من الشفافية في العمل الإداري ، وحد من السيطرة علي المعلومات من قبل الإدارة العليا أو من قبل الوحدات ا لتنظيميه التي توجد فيها هذه المصادر للمعلومات وأتاح إمكانية الوصول إليها بسهوله مما حد من الروتين في العمل الإداري ، فزاد من تلاحم التنظيم وتكامل أجزائه كوحدة واحده ، ومكن وبشكل كبير من زيادة ألقدره علي مراقبة نشاطات ووظائف المؤسسات وفق معايير محدده مسبقا إذا تم تجاوزها تستطيع هذه الأنظمة اكتشاف الانحرافات وتصحيحها أو التوصية بالتصحيح .
كما ساعدت هذه النظم علي التوجه نحو لامركزية الإدارة من خلال تفويض الوحدات المختلفة بالصلاحيات الخاصة بإنتاج ومعالجة وبث المعلومات الخاصة بنشاط تلك الوحدات مما مكنها من ممارسة نشاطاتها بصلاحيات اكبر لم تكن موجودة من قبل .
وإزالة الآثار السلبية لعملية التغيير بوضع هذه النظم داخل المؤسسات من أهم ما يجب علي المؤسسات الاهتمام به من خلال تبني استراتيجية واضحة وفق برامج زمنية تحدد فيها أدق التفاصيل وبشفافية وإشراك الأفراد في عمليات وخطوات تطوير هذه النظم وإعداد دورات لتأهيل الإفراد العاملين في هذه المؤسسات علي تلك النظم وبيان دورها ومزاياها وأنها حتمية للحاق بالركب وذالك بهدف السيطرة على مراكز مقاومة التغيير داخل التنظيم .
ولحماية هذا التقدم و المحا فضة على موارد المؤسسات وخصوصيتها فلابد من تحديث وتفعيل القوانين الخاصة بحماية نظم المعلومات وكياناتها سوا على المستوى الوطني أو على مستوى المؤسسات حتى تزول المخاوف التي تساور اغلب المؤسسات الراغبة في تبني هذه الأنظمة وكذا المؤسسات ألعامله في هذا المجال ، باعتباره موردا من أهم الموارد التي مكنت المؤسسات من استخدام مواردها الاستخدام الأمثل بصوره فاعلة ، واحتلت موقعا مهما بين المؤسسات وأي خطر تتعرض له هذه الأنظمة يمثل خطر علي المؤسسة برمتها ، والمؤسسات الحكومية تسعي بصوره قوية إلى مسايرة المؤسسات الخاصة بهدف تحسين أداء الإدارة الحكومية وترقية مستو الخدمات المقدمة للمواطن وخفظ التكاليف والحد من الهدر في الموارد ومن خلال دراسة دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات بشكل عام والمؤسسات الحكومية بشكل خاص من خلال إسقاط الدراسة علي وزارة التربية والتعليم في الجمهورية اليمنية للوقوف علي دورها في إدارة هذه المؤسسة.
النتائج العامة:-
تم الخروج بالنتائج العامة التالية :-
1- أدي تطور مفاهيم وأهمية (المعلومات – النظام – الاتصال – خصائص المعلومات – اقتصاد المعلومات) إلي تشكيل الصيغة النهائية لمفهوم نظام المعلومات ومقوماته الأساسية ككيان متكامل داخل المؤسسات يختص بإنتاج وحفظ وبث المعلومات .
2- أن المؤسسة لايمكن أن تستمر وتبقي إلا من خلال نظام معلومات متكامل يحتوى علي مختلف الأنظمة الجزئية، وتكون مصممة بحسب المجال التي تعمل فيه بهدف القضاء علي التداخل في المهام وحل كل مشاكل المؤسسة بكفاءة عالية .
3- ساهمة نظم المعلومات وتقنياتها بدور فاعل جدا ،في تحسين أداء المؤسسات ومكنت من أدارتها بكفاءة عالية وبشفافية ،وحسنت الاتصال وعملية التنسيق بين الوحدات التنظيمية داخل المؤسسة ومع المؤسسات في المحيط الخارجي .
4- إن وضع نظم المعلومات المحو سبة لم تحدث أي تخفيض في الهيكل التنظيمي في وزارة التربية بل زادت في استحداث وحدة تنظيمية تختص بأعمال نظم المعلومات كما أن تأثيرها محدود في دور الإدارة العليا ماعدا أنها ساعدت في سرعة وصول المعلومات ، وحسنة في إمكانيات أداء الوظائف والعمليات في المستويات الإدارية الوسطي والدنيا بسرعة عالية وبتكلفة اقل بكثير مما كانت عليه سابقا ، وحدة من المركزية المفرطة من خلال تفويض صلاحيات معالجة المعلومات لا مركزين وساعدت في اكتشاف الفساد الإداري والعبث في الموارد وحدة منه بشكل كبير .
التوصيات:-
ونوصي المؤسسات في هذه الرسالة بالتالي :-
1- يجب علي المؤسسات إعادة النظر في هياكلها التنظيمية وإعادة هندسة عملياتها بما يتناسب مع التطورات في مجال نظم المعلومات ، وتبني استراتيجية الإدارة بالمعلومات لمالها من دور في إعادة هندسة عمليات المؤسسات .
2- يجب علي المؤسسات أن تبني استراتيجياتها وفق برامج زمنية محددة بدقة ، وان تركز في استراتيجية إحلال النظم المحو سبة بدلا عن النظم اليدوية علي تدريب وتأهيل كوادرها ، وان تشركهم في عملية التغير للسيطرة على مقاومة التغيير داخل التنظيم .
3- تعتبر الكوادر التي تعمل في مجال المعلوماتية من الكوادر المهمة والمكلفة في عملية تأهيلها وتدريبها والتي تسعي كافة المؤسسات الي استقطابها وتحفيزها مما قد يؤثر سلبا علي المؤسسات الحكومية بفقدان هذه الكوادر، ولذالك يجب علي المؤسسات تحفيزهم للمحافظة عليهم .
4- علي المؤسسات وبالأخص الحكومية إعطاء جانب أمن المعلومات اهتمام كبير مما هو علية في مؤسساتنا نظرا للإخطار التي تحيط بمنظومات المعلومات في هذه الأيام ولضخامة الخسائر التي قد تصيب المؤسسات .
5- تمتلك وزارة التربية والتعليم عدد كبير من المعدات والتجهيزات ، والذي يجب عليها توظيفها من خلال استخدامها الاستخدام الأمثل في العمل الإداري .
6- يوجد تداخل كبير في مشاريع أنظمة المعلومات المحو سبة علي مستوى الوزارة حيث يتم تنفيذ عدد من مشاريع بناء نظم معلومات للوزارة وهي تكاد تكون متطابقة مع بعضها سواء مشروع مساندة القرارات أو مشروع الإحصاء في الوزارة ومشروع الخارطة المدرسية و مشروع نظام المعلومات المدرسي الألماني وغيرها من المشاريع والتي تعتبر هدر كبير لموارد وإمكانيات البلاد وخلل كبير في تداخل الأنظمة وعدم توحيد مصادر المعلومات ، ولذي يجب وضع استراتيجية لنظم المعلومات داخل الوزارة ودمج هذه المشاريع في مشروع واحد أو تطوير مشروع الخارطة المدرسية ومشروع الإحصاء والنظام الإداري وتعميم استخدامهم .
7- وعلي الوزارة تفعيل الربط الشبكي بين وحداتها وجمع الوحدات الإدارية لرئاسة الوزارة في موقع واحد وربط المناطق التعليمية والمدارس أو بعضها كخطوه أولي من خلال إنشاء مراكز معلومات فيها بهدف تعميمه مستقبلا للتخلص من سيل الوثائق الكبير .
الدكتور عبده نعمان الشريف
الرئيسية 
البوابة 
